Certidão Permanente: como pedir, custo e renovar o código
A Certidão Permanente de Registo Comercial é a versão digital, sempre atualizada, da certidão da empresa no Registo Comercial. É acedida por um código de acesso que qualquer pessoa pode usar para consultar oficialmente a empresa em tempo real, sem precisar de conta ou autenticação. Este guia explica o que é, o que contém, quanto custa (por 1, 2, 3 ou 4 anos), como se pede, como se renova, e como se partilha com o banco ou com um cliente.
Neste guia
O que é a Certidão Permanente?
A Certidão Permanente é um documento eletrónico, emitido pelo Instituto dos Registos e do Notariado (IRN), que faz prova oficial dos registos de uma empresa na Conservatória do Registo Comercial. Substitui, para praticamente todos os efeitos, a certidão em papel: bancos, clientes, tribunais, fornecedores e a Administração Pública aceitam-na como prova oficial da empresa.
O que a torna “permanente” é a forma de acesso: em vez de um documento fechado, tem-se um código de acesso que dá entrada num portal onde a certidão está sempre atualizada. Quem consultar a certidão numa segunda-feira e regressar na sexta vai ver o mesmo documento, mas com qualquer alteração entretanto registada já incorporada.
O código é enviado por email após confirmação do pagamento (ver detalhe na secção sobre como pedir) e permite consultar a certidão no portal do Registo em registo.justica.gov.pt sem que seja necessário criar conta ou autenticar. Basta ter o código.
O que contém a Certidão Permanente
A Certidão Permanente reflete o que está inscrito no Registo Comercial da empresa. Para uma Lda, isto inclui:
- Identificação: denominação social, NIPC, forma jurídica, data de constituição.
- Sede social: morada oficial atual e histórico das mudanças de sede.
- Objeto social e CAE: atividades declaradas.
- Capital social e composição: montante subscrito e realizado, com identificação dos sócios e das respetivas quotas.
- Gerência: identificação dos gerentes em funções, formas de vinculação da sociedade, e histórico de nomeações e destituições.
- Averbamentos: todo o histórico de atos registados, desde a constituição até à data atual (alterações ao pacto, mudanças de gerência, aumentos de capital, etc.).
Numa empresa jovem, a certidão tem poucos averbamentos. Numa empresa com uma década de vida, o histórico pode ser longo, e é frequentemente o histórico que interessa aos consultantes (para perceber a trajetória da empresa).
A certidão gratuita à constituição
É prática documentada, no contexto da constituição de uma empresa, ser disponibilizado um código de acesso à Certidão Permanente sem custo à empresa recém-criada. Do ponto de vista funcional é o mesmo tipo de código: dá acesso à certidão em tempo real, tal como uma subscrição paga.
O objetivo é permitir à empresa acabada de constituir cumprir as obrigações imediatas em que a Certidão é habitualmente pedida (abertura de conta bancária, início de relações com clientes e fornecedores, primeiros contratos). As condições concretas de atribuição e o período de validade dependem do canal de constituição e podem variar; confirme os termos em vigor no momento da constituição ou junto do contabilista. Quando o código gratuito expirar, se a empresa quiser continuar a ter uma Certidão Permanente ativa para partilhar com terceiros, é preciso subscrever uma das modalidades pagas.
Quanto custa e por quanto tempo
Existem três modalidades de Certidão Permanente de Registo Comercial, cada uma com um conteúdo diferente. Todas se subscrevem por 1, 2, 3 ou 4 anos, e o preço tem desconto progressivo em subscrições mais longas.
| Modalidade | Conteúdo | 1 ano | 2 anos | 3 anos | 4 anos |
|---|---|---|---|---|---|
| Certidão de registo | Os registos societários em vigor e o histórico de averbamentos. É a modalidade mais comum. | 25 € | 40 € | 60 € | 70 € |
| Certidão de registo e documentos | O mesmo, mais os documentos que serviram de base a cada ato registado (por exemplo, atas de deliberações, escrituras). Pedida por bancos e em processos jurídicos que exijam a base documental. | 55 € | 88 € | 132 € | 154 € |
| Certidão do pacto social/estatutos | Apenas o pacto social e as suas alterações consolidadas. Modalidade mais focada, útil para processos que se limitam a analisar a estrutura societária. | 20 € | 35 € | 45 € | 50 € |
Para a maior parte das empresas, a modalidade adequada é a certidão de registo, a 25 € por um ano. Subscrever por quatro anos (70 €) representa uma poupança de 30 % face a renovar anualmente durante o mesmo período.
Os valores acima referem-se ao pedido feito online no portal do Registo. Pedidos feitos ao balcão de uma Conservatória podem seguir regras diferentes; confirme no balcão. E confirme sempre o preço em vigor no momento da subscrição.
Como pedir a Certidão Permanente
O pedido é feito online, tipicamente em menos de cinco minutos:
- Aceder ao portal registo.justica.gov.pt/Empresas/Pedir-Certidao-Permanente.
- Identificar a empresa com o NIPC.
- Escolher a modalidade (certidão de registo, com documentos, ou pacto social) e a validade (1, 2, 3 ou 4 anos).
- Pagar por referência multibanco, com o prazo de 5 dias consecutivos para efetuar o pagamento (o portal pode disponibilizar outros meios; confirme no momento).
- Receber o código de acesso por email após confirmação do pagamento. Para a versão em português, o código costuma ser disponibilizado logo após o pagamento; para a versão em inglês, pode demorar até 3 dias úteis.
O código é uma sequência alfanumérica, tipicamente organizada em blocos separados por hífens. É este o código que se partilha com bancos ou clientes que precisem de consultar a certidão. Não confundir com o código do RCBE, que é uma obrigação separada e não substitui a Certidão Permanente.
Qualquer pessoa pode fazer o pedido (não é preciso ser gerente da empresa). O que interessa é o NIPC e o pagamento.
Como consultar a certidão com o código
Para consultar, o utilizador entra em registo.justica.gov.pt/Empresas/Consultar-Certidao-Permanente, introduz o código de acesso, e vê a certidão. Não é preciso criar conta nem autenticar-se. A consulta é gratuita e ilimitada durante a vigência do código.
Segundo o portal do Registo, o código de acesso substitui a certidão em papel, pelo que a consulta online é, para a esmagadora maioria dos efeitos, o modo normal de utilização. Não é necessário imprimir a certidão para lhe dar validade.
Como qualquer pessoa que tenha o código consegue consultar a certidão, o código funciona, na prática, como uma chave de leitura. Vale a pena tratá-lo com o mesmo cuidado com que se trata um dado de contacto profissional: partilhá-lo quando faz sentido, mas não deixá-lo em locais públicos.
Renovar o código de acesso
Antes do fim da vigência, é preciso subscrever uma nova certidão. A renovação segue exatamente o mesmo processo do pedido inicial (o portal reconhece que a empresa já teve certidão anteriormente, mas gera um código novo). O código antigo deixa de funcionar quando o prazo termina.
Duas notas práticas:
- Antecipar a renovação por algumas semanas evita ter um período sem código ativo. Se um cliente ou banco pedir a certidão no dia seguinte à expiração, e ainda não estiver renovada, cria-se um pequeno vazio operacional que é evitável.
- Depois de renovar, o código muda. É preciso comunicar o novo código a quem estava a usá-lo (por exemplo, ao contabilista, se o mantivesse guardado). Em bancos ou parceiros que renovam pontualmente a consulta, isto é raramente relevante; para quem depende da certidão para operações periódicas, pode ser útil avisar.
Certidão Permanente em inglês
Segundo o portal do Registo, a certidão permanente de registo comercial pode ser pedida em português ou em inglês, útil quando é preciso partilhar com bancos, investidores ou parceiros no estrangeiro que não trabalhem em português. A versão em inglês pode demorar até 3 dias úteis a ficar disponível após o pagamento; o preço aplicável e o modo como o código é atribuído devem ser confirmados no formulário de pedido no momento da subscrição.
Empresas com atividade internacional podem manter, em simultâneo, uma subscrição em português (para uso no país) e uma em inglês (para uso com o estrangeiro). Na Limitada, ambos os códigos podem ser guardados em paralelo e partilhados conforme a situação.
Certidão Permanente vs certidão em papel
A certidão em papel, obtida numa Conservatória do Registo Comercial, ainda existe. É útil em situações muito específicas: certos processos judiciais, alguns cartórios notariais estrangeiros que ainda não aceitam a versão digital, ou quando é preciso apresentar um documento com selo físico.
Para a esmagadora maioria das utilizações, a Certidão Permanente é mais rápida, sempre atualizada e mais fácil de partilhar. O paradigma mudou definitivamente para o digital, e é hoje raro encontrar uma entidade em Portugal que não aceite ou não prefira a Certidão Permanente.
Como partilhar com bancos e outros terceiros
A Certidão Permanente é frequentemente pedida por:
- Bancos, para abertura de conta empresarial, contratação de crédito, ou verificação periódica no âmbito dos deveres anti-branqueamento.
- Clientes que exigem prova formal da existência e da estrutura da empresa antes de contratar.
- Fornecedores em processos de credenciamento.
- Autoridades públicas em concursos e candidaturas.
- Contabilista, advogado ou outros mandatários no início da relação ou em processos específicos.
Em todos estes casos, o que se partilha é o código de acesso, não o PDF. A entidade que consulta prefere geralmente o código, porque garante que está a ver a versão atual da certidão, e não uma cópia potencialmente desatualizada.
Na Limitada, o código da Certidão Permanente vive no Cartão da Empresa, ao lado do NIPC, morada, e código do RCBE. Basta selecionar o que se quer partilhar e exportar em texto, imagem ou PDF pronto a enviar por email ou por WhatsApp. Sem procurar em notas do telemóvel, sem fotografar o ecrã.
Este artigo tem fins informativos. Os preços e as modalidades disponíveis são as em vigor à data de atualização; para valores exatos no momento da subscrição, consulte o portal do Registo. Para decisões específicas sobre a modalidade adequada à sua empresa, um advogado ou contabilista certificado pode dar orientação.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre Certidão Permanente e certidão comercial em papel?
Ambas são certidões oficiais do Registo Comercial. A certidão em papel é uma fotografia da empresa num momento (a data em que foi emitida); a Certidão Permanente é digital, sempre atualizada, e acedida por um código de acesso. Para praticamente todos os efeitos práticos, a Certidão Permanente substitui a certidão em papel e é mais rápida.
Preciso de Certidão Permanente para abrir conta bancária empresarial?
Sim, na maior parte dos bancos. Alguns aceitam a certidão gratuita atribuída à constituição, dentro do respetivo prazo de validade; outros exigem uma certidão paga. Verifique com o banco antes de subscrever.
Posso ter a Certidão Permanente em inglês?
Sim. Segundo o portal do Registo, a certidão permanente de registo comercial pode ser pedida em português ou em inglês, e a versão em inglês pode demorar até 3 dias úteis a ficar disponível após o pagamento. Empresas podem ter, em simultâneo, subscrições em português e em inglês para responder a diferentes situações. O preço aplicável e o código atribuído devem ser confirmados no formulário do pedido.
Ao renovar a certidão, o código muda?
Sim. Cada nova subscrição gera um código novo. O código anterior deixa de funcionar assim que o prazo da subscrição anterior termina. Se tinha o código antigo partilhado com terceiros que o usam pontualmente, é boa prática avisar da renovação.
O que é a modalidade certidão de registo e documentos?
Além dos registos societários, inclui os documentos que serviram de base a cada registo (atas de assembleias, escrituras notariais, etc.). É pedida por bancos em processos de crédito mais exigentes, por advogados em due diligence, e em contextos jurídicos onde é necessário verificar o suporte documental. Custa mais (55 € por 1 ano), mas para a maior parte das empresas não é necessária.
Quem pode consultar a Certidão Permanente com o meu código?
Qualquer pessoa a quem tenha dado o código. A consulta não requer autenticação. Isto significa que o código deve ser tratado como um dado de partilha profissional: distribuído quando faz sentido, mas não deixado em locais públicos ou em canais que possam ficar visíveis a terceiros.
Posso cancelar a subscrição antes do fim do prazo?
A subscrição da Certidão Permanente é paga adiantada para o período escolhido. As condições de cancelamento ou reembolso antecipado devem ser confirmadas no portal do Registo antes da subscrição, sobretudo se houver risco de cessação da empresa dentro do prazo. Vale a pena escolher a validade em função do horizonte esperado.
O que fazer se perder o código?
O código é enviado por email no momento da subscrição. Guardar o email original é a forma mais simples de garantir que o código não se perde. Em caso de perda, consulte o portal do Registo para as opções de recuperação disponíveis. A Limitada guarda o código no histórico da Certidão Permanente, com data de expiração à vista, o que evita ter de o procurar em emails antigos.
Fontes
Sócio-gerente de uma Lda há mais de uma década; construiu a Limitada para parar de andar entre o Google Drive e o email do contabilista.