Despesas, da fotografia ao extrato reconciliado
Tire fotografia ao recibo, arraste o PDF, ou reencaminhe por email. A Limitada extrai os dados com IA, separa o IVA por taxa e sugere a conta SNC. Carregue o extrato bancário (PDF ou CSV) e a Limitada cruza automaticamente os casos claros, destacando o que ainda falta documentar.
A vida administrativa de uma Lda passa muito pelas despesas: faturas de fornecedores, recibos de pequenas compras, despesas de combustível, comissões bancárias. Tudo isto tem de chegar ao contabilista, organizado e com o IVA correctamente separado. O extrato bancário, por seu lado, lista cada saída sem contexto. Reconciliar manualmente o que cada linha representa, e o que está em falta, é o tipo de trabalho que ninguém quer fazer.
A Limitada automatiza este processo extraindo os dados dos recibos e dos extratos bancários e combinando as duas fontes de informação. O que sobra, em destaque, é o que precisa de atenção.
1. Carregue ou envie por email
Arraste os PDFs e as imagens dos recibos para a página de Carregar Despesas, ou escolha do computador. Quando preferir, reencaminhe a fatura ou recibo por email para o endereço dedicado da empresa e a despesa é criada automaticamente. O email passa a ser só o canal de entrada, e o PDF original fica guardado junto do registo. Sobre o que a lei exige do arquivo em si, veja o guia onde guardar as faturas da empresa.
2. A IA extrai os dados
Cada ficheiro passa por uma extração com IA. A Limitada identifica o fornecedor, o NIF, a data e o número da fatura, a moeda, os totais, e separa o IVA por taxa: 6% reduzida, 13% intermédia, 23% normal. Em despesas com várias taxas, cada uma fica com a respetiva base de incidência e o IVA correspondente.
A categorização SNC é sugerida automaticamente a partir do tipo de fornecedor e da despesa (por exemplo, 6241 Eletricidade para uma fatura da MEO Energia, 6261 Rendas e alugueres para uma renda). Pode aceitar a sugestão ou escolher outra das alternativas mostradas.
A confiança da extração é visível em cada despesa. As que vêm com confiança elevada entram como “Prontas”; as outras como “Por rever”, para uma confirmação rápida. Uma despesa extraída com confiança baixa mostra um aviso para rever com atenção, sobretudo os valores e o IVA.
3. Reconciliação com o extrato bancário (Pro)
Carregue o extrato bancário em PDF ou CSV. A Limitada extrai cada movimento e liga automaticamente os casos inequívocos: uma saída com exatamente o mesmo valor e moeda de uma despesa confirmada, com datas a até 5 dias de distância, e sem outro candidato possível de parte a parte. O fornecedor não é verificado, por isso vale a pena rever as ligações automáticas. Tudo o resto fica “Por reconciliar”, para associar manualmente (incluindo pagamentos divididos por várias despesas), justificar ou ignorar. A reconciliação está incluída nos planos Pro e Max. No plano Free pode experimentar a extração de despesas (10 por mês).
Pode ainda marcar movimentos como:
- Parcial, quando os documentos associados ainda não explicam todo o valor da saída. Um pagamento pode estar totalmente reconciliado e a fatura manter um valor por pagar.
- Justificada, para saídas sem fatura mas com justificação válida: juros, comissões bancárias, transferências entre contas próprias da empresa.
- Ignorada, para movimentos que não interessam para a contabilidade da empresa.
O cabeçalho da página de Reconciliação mostra, num só ecrã, quantos movimentos ainda estão por reconciliar e o respetivo valor total: a resposta directa à pergunta “onde foi o dinheiro este mês”.
Veja um exemplo com pagamentos parciais, documentos em falta e uma transferência interna no guia como conciliar um extrato bancário com faturas e despesas.
Quem beneficia mais
Empresas que recebem muitos recibos pequenos (combustíveis, refeições, pequenas compras), empresas com vários fornecedores recorrentes, e gerentes de uma Lda unipessoal que pagam despesas da empresa com cartões pessoais e querem saber, em segundos, o que ainda está por justificar. Para o contabilista, o resultado é uma lista de despesas já categorizadas e reconciliadas com o extrato, pronta a fechar o mês.
Perguntas frequentes
Que ficheiros posso carregar?
PDFs, JPGs e PNGs, até 100 ficheiros de cada vez, com um máximo de 20 MB por ficheiro. Faturas, recibos e talões funcionam todos. Extratos bancários carregam-se na página de Reconciliação, em PDF ou CSV.
Como funciona a extração com IA?
A Limitada usa um modelo de IA que lê o ficheiro, identifica os campos relevantes (fornecedor, NIF, datas, totais, IVA por taxa) e sugere a conta SNC adequada. A confiança da extração fica visível em cada despesa para que saiba quais merecem uma revisão rápida.
E se a extração estiver errada?
Pode editar qualquer campo manualmente em segundos. Cada despesa tem o PDF original ao lado, para conferência. A correção é guardada no histórico da despesa.
Os meus dados ficam guardados onde?
Os ficheiros e os dados extraídos ficam em servidores na União Europeia, cifrados em trânsito e em repouso. A Limitada cumpre o RGPD.
Que extratos bancários são suportados?
Extratos em PDF de qualquer banco, lidos por IA, e ficheiros CSV exportados pela banca. Se a leitura falhar, não encontrar movimentos ou ficar incompleta (extrato demasiado longo), o extrato fica assinalado para revisão. Nos restantes casos, confira os movimentos importados antes de reconciliar. Se algum extrato não for lido, contacte-nos em info@limitada.pt.
Posso carregar despesas por email?
Sim. Cada empresa tem um endereço de email dedicado para receber faturas e recibos. Reencaminhe a fatura do fornecedor e a despesa é criada automaticamente, com extração imediata.
Como funciona a reconciliação?
A Limitada compara cada movimento do extrato com as despesas documentadas e liga automaticamente os casos inequívocos (mesmo valor e moeda, datas a até 5 dias, um único candidato de parte a parte; o fornecedor não é verificado). Os restantes ficam em Por reconciliar, para associar manualmente, justificar ou ignorar. Disponível nos planos Pro e Max.
O contabilista pode rever as despesas?
Sim. Nos planos Starter e superiores pode convidar o contabilista com permissões controladas. Ele vê as despesas, os PDFs originais e a categorização SNC sem precisar de pedir nada por email; o estado da reconciliação é visível nos planos Pro e Max.
Posso exportar as despesas?
Sim. Selecione as despesas e receba por email uma ligação (válida 7 dias) para descarregar um ZIP com os ficheiros originais e um resumo em CSV: data, fornecedor, NIF, número da fatura, conta SNC, subtotal, IVA total e valor bruto.
A extração de despesas está disponível em todos os planos, incluindo o Free. A reconciliação bancária requer o plano Pro (10 €/mês) ou Max.