Despesas, da fotografia à reconciliação automática
Tire fotografia ao recibo, arraste o PDF, ou reencaminhe por email. A Limitada extrai os dados com IA, separa o IVA por taxa e sugere a conta SNC. Carregue o extrato bancário e a Limitada concilia automaticamente o que pagou com o que tem documentado, destacando o que falta justificar.
A vida administrativa de uma Lda passa muito pelas despesas: faturas de fornecedores, recibos de pequenas compras, despesas de combustível, comissões bancárias. Tudo isto tem de chegar ao contabilista, organizado e com o IVA correctamente separado. O extrato bancário, por seu lado, lista cada saída sem contexto. Reconciliar manualmente o que cada linha representa, e o que está em falta, é o tipo de trabalho que ninguém quer fazer.
A Limitada automatiza este processo extraindo os dados dos recibos e dos extratos bancários e combinando as duas fontes de informação. O que sobra, em destaque, é o que precisa de atenção.
1. Carregue ou envie por email
Arraste os PDFs e as imagens dos recibos para a página de Carregar Despesas, ou escolha do computador. Quando preferir, reencaminhe a fatura ou recibo por email para o endereço dedicado da empresa e a despesa é criada automaticamente.
2. A IA extrai os dados
Cada ficheiro passa por uma extração com IA. A Limitada identifica o fornecedor, o NIF, a data e o número da fatura, a moeda, os totais, e separa o IVA por taxa: 6% reduzida, 13% intermédia, 23% normal. Em despesas com várias taxas, cada uma fica com a respetiva base de incidência e o IVA correspondente.
A categorização SNC é sugerida automaticamente a partir do tipo de fornecedor e da despesa (por exemplo, 6241 Eletricidade para uma fatura da MEO Energia, 6261 Rendas e alugueres para uma renda). Pode aceitar a sugestão ou escolher outra das alternativas mostradas.
A confiança da extração é visível em cada despesa. As que vêm com confiança elevada entram como “Prontas”; as outras como “Por rever”, para uma confirmação rápida. Tudo o que foi preenchido pela IA fica claramente marcado, para que saiba sempre o que validar.
3. Reconciliação automática com o extrato bancário
Carregue o extrato bancário em PDF ou CSV. A Limitada extrai cada movimento e tenta casá-lo com uma despesa documentada (mesmo fornecedor, mesmo valor, datas próximas). Os movimentos que correspondem ficam “Reconciliados”. Os que não correspondem ficam “Por reconciliar”, saídas pelas quais ainda não tem fatura ou recibo na Limitada.
Pode ainda marcar movimentos como:
- Parcial, quando uma saída cobre várias despesas (ou várias saídas cobrem uma única despesa).
- Justificada, para saídas sem fatura mas com justificação válida: juros, comissões bancárias, transferências entre contas próprias da empresa.
- Ignorada, para movimentos que não interessam para a contabilidade da empresa.
O cabeçalho da página de Reconciliação mostra, num só ecrã, quantos movimentos ainda estão por reconciliar e o respetivo valor total: a resposta directa à pergunta “onde foi o dinheiro este mês”.
Quem beneficia mais
Empresas que recebem muitos recibos pequenos (combustíveis, refeições, pequenas compras), empresas com vários fornecedores recorrentes, e contratantes individuais que misturam pagamentos da empresa e pessoais e querem saber, em segundos, o que ainda está por justificar. Para o contabilista, o resultado é uma lista de despesas já categorizadas e reconciliadas com o extrato, pronta a fechar o mês.
Perguntas frequentes
Que ficheiros posso carregar?
PDFs, JPGs e PNGs, até 100 ficheiros de cada vez, com um máximo de 20 MB por ficheiro. Faturas, recibos e talões funcionam todos. Extratos bancários carregam-se na página de Reconciliação, em PDF ou CSV.
Como funciona a extração com IA?
A Limitada usa um modelo de IA que lê o ficheiro, identifica os campos relevantes (fornecedor, NIF, datas, totais, IVA por taxa) e sugere a conta SNC adequada. A confiança da extração fica visível em cada despesa para que saiba quais merecem uma revisão rápida.
E se a extração estiver errada?
Pode editar qualquer campo manualmente em segundos. Cada despesa tem o PDF original ao lado, para conferência. A correção é guardada no histórico da despesa.
Os meus dados ficam guardados onde?
Os ficheiros e os dados extraídos ficam em servidores na União Europeia, cifrados em trânsito e em repouso. A Limitada cumpre o RGPD.
Que extratos bancários são suportados?
Extratos em PDF (Millennium, CGD, Novobanco, Santander, Activobank, Revolut Business, etc.) e ficheiros CSV exportados pela banca. Se o seu banco não estiver suportado, contacte-nos em info@limitada.pt.
Posso carregar despesas por email?
Sim. Cada empresa tem um endereço de email dedicado para receber faturas e recibos. Reencaminhe a fatura do fornecedor e a despesa é criada automaticamente, com extração imediata.
Como funciona a reconciliação automática?
A Limitada compara cada movimento do extrato com as despesas documentadas (fornecedor, valor, data) e marca como Reconciliados os que coincidem. O que não coincide fica em Por reconciliar, para que veja em segundos onde falta documentação.
O contabilista pode rever as despesas?
Sim. No plano Pro pode convidar o contabilista com permissões controladas. Ele vê as despesas, os PDFs originais, a categorização SNC e o estado da reconciliação, sem precisar de pedir nada por email.
Posso exportar as despesas para Excel?
Sim. Pode exportar as despesas categorizadas em CSV a qualquer momento, com o IVA já separado por taxa e a conta SNC associada.