Como conciliar um extrato bancário com faturas e despesas

O que significa conciliar o extrato com as despesas?

Neste guia, conciliar significa explicar as saídas do banco com documentos e ligações que possam ser conferidos. Pode fazê-lo numa folha de cálculo ou numa aplicação. O resultado útil é saber qual o movimento, qual o documento e que valor continua por resolver.

Esta conferência de despesas não substitui a reconciliação dos saldos bancários com a contabilidade, que deve ser feita com o contabilista.

O extrato bancário substitui a fatura?

Não. O extrato prova um movimento de dinheiro, mas não descreve, por si, a compra que o originou. O artigo 23.º, n.os 3, 4 e 6, do CIRC exige documentação do gasto e, quando o fornecedor está obrigado a emitir fatura, exige essa forma de documento.

Para o IVA, o artigo 19.º do CIVA também estabelece requisitos documentais para o direito à dedução. Marcar uma linha como reconciliada não decide a dedutibilidade do gasto ou do IVA. Esses tratamentos dependem da operação, dos documentos e das regras aplicáveis.

Nem todas as saídas são compras: uma transferência entre contas da própria empresa, por exemplo, precisa de ser explicada, mas não corresponde a uma fatura de fornecedor. Para os critérios fiscais, veja o guia de despesas dedutíveis em IRC; para conservar os originais, veja onde guardar as faturas da empresa.

Como preparar as faturas e o extrato PDF ou CSV?

1. Escolha a conta e o período. Descarregue o extrato original no banco. Se usar várias contas, identifique-as e trabalhe uma de cada vez.
2. Junte os documentos. Reúna faturas e recibos recebidos por email ou em papel. Inclua os documentos de outros meses que correspondam a pagamentos deste período.
3. Confira a leitura. Compare datas, valores, moeda e número de movimentos com o extrato original. Num PDF, não confunda o saldo da conta com o valor de uma operação; num CSV, confirme o significado das colunas de crédito e débito.
4. Evite repetir movimentos. Extratos de períodos sobrepostos podem conter as mesmas operações. Confirme a conta, as datas e os valores antes de tratar duas linhas como dois pagamentos.
5. Prepare uma lista de pendências. Use data, descrição, valor, documento associado, valor por resolver e próxima ação. Esta lista vai ser mais útil do que um email a dizer apenas que «faltam faturas».

Como ligar cada pagamento ao documento certo?

Comece pelos casos simples: um pagamento e uma fatura com o mesmo valor e moeda, datas próximas e fornecedor compatível. Confira o original e a referência da operação. Um valor igual é uma pista, não uma identificação suficiente.

Depois trate os casos que exigem divisão:

• Um pagamento para várias faturas: associe cada documento pelo seu valor e confira se a soma explica o pagamento inteiro.
• Vários pagamentos para uma fatura: associe cada pagamento pelo montante pago. Não atribua o total da fatura a cada movimento.
• Comissões ou diferenças: procure o documento ou a explicação da diferença. Não force os totais para fazer desaparecer a pendência.
• Moedas diferentes: mantenha identificados os valores e as moedas originais; confirme o câmbio e as comissões antes de comparar.

Na Limitada, a associação automática liga apenas casos inequívocos: uma saída e uma despesa confirmada, com o mesmo valor e moeda, datas a até cinco dias e um único candidato de cada lado. O fornecedor não é verificado. Reveja essas ligações; os restantes casos exigem associação ou explicação manual.

Exemplo: cinco saídas, duas pendências e uma fatura por pagar

O exemplo seguinte é fictício, em euros, para uma única conta em setembro de 2026. Os valores são os totais dos documentos, sem apurar IVA ou dedutibilidade.

As saídas somam 994,90 €. Destes, 459,90 € estão associados a faturas e 400 € correspondem à transferência interna confirmada. Ficam 135 € por resolver, repartidos em duas ações: esclarecer 60 € e obter o documento dos 75 €.

Os 150 € ainda por pagar da fatura de 450 € são outro assunto: não representam um débito sem documento neste extrato. O pagamento de 300 € já está totalmente explicado pela fatura.

Se chegarem outra fatura de 60 € e a fatura de 75 €, associe-as aos respetivos movimentos. Se os 60 € forem um erro ou uma cobrança indevida, mantenha a explicação e o tratamento acordado com o fornecedor e o contabilista. Não invente um documento para fechar a soma.

O que fazer com os movimentos ainda por reconciliar?

Para cada pendência, deixe uma ação que alguém consiga executar:

• Documento em falta: peça-o ao fornecedor com data, valor e referência do pagamento; conserve a resposta junto do caso.
• Descrição pouco clara: consulte o detalhe da operação no banco e confirme com quem fez a compra.
• Pagamento agrupado: peça a lista de faturas incluídas e distribua o valor pelos documentos certos.
• Transferência interna: confirme a outra conta e o movimento correspondente; não crie uma despesa por uma simples deslocação de dinheiro.
• Operação pessoal ou desconhecida: identifique-a e leve-a ao contabilista para decidir o tratamento. «Ignorar» numa aplicação não corrige o movimento no banco nem resolve a sua contabilização.
• Devolução: preserve o movimento de entrada e a nota de crédito ou outro documento correspondente. Não apague a compra original para fazer os valores coincidir.

Uma justificação na aplicação organiza a explicação; não torna automaticamente um gasto fiscalmente aceite. Mantenha os comprovativos e os casos por esclarecer visíveis.

Como funciona este processo na Limitada?

Carregue as faturas e recibos em PDF, JPG ou PNG, ou reencaminhe-os para o email dedicado da empresa. Confira os dados extraídos junto do original e confirme as despesas. Depois carregue o extrato PDF ou CSV na página de Reconciliação e confira os movimentos importados.

Reveja as associações automáticas e abra os casos por resolver para associar documentos, ajustar o valor de cada ligação ou acrescentar a explicação adequada. Veja os formatos e o funcionamento completo na página de despesas.

• Plano Free: 10 extrações de despesas por mês.
• Plano Pro, 10 €/mês: importação de extratos e reconciliação, com 100 extrações mensais partilhadas entre despesas e extratos. A reconciliação também está incluída no plano Max.
• Partilha com o contabilista: acesso dedicado a partir do plano Starter; o acesso à reconciliação requer o plano Pro ou Max.

O que entregar ao contabilista no fim do mês?

Entregue os documentos e a explicação das ligações, não apenas capturas de ecrã ou um total sem detalhe. Combine com o contabilista o período e a forma de entrega.

Na Limitada pode exportar as despesas em ZIP, com os documentos originais e um resumo em CSV, em qualquer plano. Entregue também o extrato original e prepare separadamente a lista de pendências e de ligações; a exportação de despesas não é um relatório completo da reconciliação.

O objetivo é que o contabilista consiga seguir o percurso de cada saída até ao documento ou à explicação, e saiba exatamente quais os casos que ainda precisam de decisão.