Despesas dedutíveis vs não dedutíveis em IRC: o que a sua empresa pode deduzir

Este guia fala principalmente para empresas em contabilidade organizada (Ldas, sociedades unipessoais por quotas, SAs). Se for ENI em regime simplificado, os coeficientes do artigo 31.º do CIRS substituem a lógica de despesas efetivas; o comparativo ENI vs Lda explica a diferença. Existe também um regime simplificado no CIRC (artigos 86.º-A a 86.º-C), disponível para empresas de menor dimensão que a ele adiram: aí, o lucro tributável é apurado por coeficientes sobre os rendimentos, e a lógica de dedução gasto a gasto descrita neste guia deixa em larga medida de se aplicar. Confirmar com o contabilista qual o regime da sua empresa.

O teste de dedutibilidade: artigo 23.º do CIRC

O artigo 23.º do Código do IRC fixa a regra geral: são dedutíveis todos os gastos e perdas incorridos ou suportados pelo sujeito passivo para obter ou garantir os rendimentos sujeitos a IRC. Duas condições cumulativas, na prática:

• Ligação com a atividade. A despesa tem de estar relacionada com o negócio, e não com a esfera pessoal do sócio-gerente ou de terceiros. Uma refeição num restaurante durante uma reunião de trabalho passa o teste; um jantar de aniversário de um dos sócios não passa.
• Documentação adequada. O artigo 23.º do CIRC admite qualquer forma de suporte documental que permita comprovar a realização efetiva do gasto, mas exige fatura quando o fornecedor esteja legalmente obrigado a emiti-la (nos termos do artigo 29.º e seguintes do CIVA e do Decreto-Lei n.º 28/2019). Nas transações entre empresas, isto significa, na prática, fatura ou fatura-recibo em nome do adquirente. Nos casos em que o fornecedor não esteja obrigado a emitir fatura, é aceitável outra forma de documento probatório, desde que identifique inequivocamente o gasto.

Uma despesa real cuja documentação seja insuficiente ou defeituosa pode ser corrigida (por exemplo, pedindo fatura ao fornecedor); uma despesa sem qualquer suporte cai no regime das “despesas não documentadas” (secção seguinte), que é mais severo.

Documentação: o que a AT exige

Quando o fornecedor está obrigado a emitir fatura, esta tem de conter, no mínimo, os elementos exigidos pelo artigo 36.º do CIVA para faturas completas ou pelo artigo 40.º do CIVA para faturas simplificadas: identificação do fornecedor e do adquirente, data, descrição do bem ou serviço, preço, número sequencial e, quando aplicável, o IVA discriminado.

Faturas simplificadas (talões de caixa) só cumprem os requisitos abaixo de determinados limiares. Nota relevante: desde 2025, os fornecedores enquadrados no regime especial de isenção de IVA do artigo 53.º do CIVA podem emitir fatura simplificada sem o limiar de valor que se aplica ao regime geral. Para efeitos de dedução em IRC, a fatura simplificada é aceitável quando contenha o NIF do adquirente e os restantes elementos legais aplicáveis.

Faturas eletrónicas têm requisitos de garantia da autenticidade da origem e da integridade do conteúdo (artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019). Os métodos expressamente enumerados são: assinatura eletrónica qualificada, selo eletrónico qualificado e intercâmbio eletrónico de dados (EDI). Um programa de faturação certificado pela AT ajuda em várias dimensões, mas não substitui, por si só, um destes métodos para efeitos da autenticidade e integridade da fatura eletrónica; outros meios de controlo fiável podem ser aceites nos termos gerais do diploma.

Dois eixos: dedutibilidade em IRC e Tributação Autónoma

Convém tratar cada despesa em dois eixos separados, porque a mesma despesa pode combinar as duas dimensões:

• Eixo 1: dedutibilidade em IRC. Uma despesa que cumpra o teste do artigo 23.º é dedutível em IRC (reduz o lucro tributável). Se cair numa das exclusões do artigo 23.º-A (IRC e outros impostos sobre lucros, multas e sanções, despesas ilícitas, encargos financeiros excluídos, despesas não documentadas, entre outros), não é dedutível.
• Eixo 2: Tributação Autónoma. Independentemente da dedutibilidade em IRC, o artigo 88.º do CIRC prevê tributações autónomas específicas para certas categorias: viaturas ligeiras de passageiros, despesas de representação, ajudas de custo não faturadas ao cliente, certos bónus a gerentes, pagamentos a entidades em regimes fiscais claramente mais favoráveis, e despesas não documentadas. A TA é paga com a Modelo 22 e pode ser devida mesmo quando a empresa não tem lucro tributável (a existência de prejuízo pode, ainda assim, agravar a taxa em 10 pontos percentuais nos termos do n.º 14, com as exceções descritas mais abaixo).

Combinando os dois eixos, na prática:

A. Dedutível em IRC + sem TA. Reduz o lucro tributável em 100 % e não tem TA associada. Exemplos: rendas de escritório, honorários de contabilista, matérias-primas, salários regulares, seguros do negócio, subscrições de software profissional, formação relacionada com a atividade.

B. Dedutível em IRC + com TA. Entra como gasto (reduz o lucro tributável) mas é adicionalmente tributado por TA. Exemplos: encargos com viaturas ligeiras de passageiros dentro dos limites, despesas de representação, ajudas de custo não faturadas ao cliente.

C. Não dedutível em IRC + sem TA. Não reduz o lucro tributável e não gera TA. Exemplos: IRC pago, multas e coimas, despesas ilícitas (artigo 23.º-A do CIRC).

D. Não dedutível em IRC + com TA. É a combinação mais gravosa e vale a pena conhecê-la. Exemplo típico: as despesas não documentadas (artigo 88.º, n.º 1), que não são dedutíveis e sofrem TA de 50 %. Também os encargos com viaturas cujo custo de aquisição exceda o limite da Portaria 467/2010 combinam a parte de depreciação não aceite (acréscimo ao lucro tributável) com TA sobre a totalidade dos encargos.

O artigo 23.º-A distingue as despesas não documentadas (sem qualquer suporte probatório) das despesas com documentação insuficiente ou defeituosa: apenas as primeiras acionam automaticamente a TA de 50 %. Uma fatura em nome de “consumidor final” ou sem NIF do adquirente pode ser insuficiente para dedução, mas se a operação estiver identificável (pelo restante conteúdo da fatura e pelo pagamento associado), não se qualifica automaticamente como despesa não documentada; o tratamento concreto depende do caso.

Tributação Autónoma em 2026: taxas em vigor

A Tributação Autónoma está prevista no artigo 88.º do CIRC. Tributa autonomamente certas despesas, independentemente da existência de lucro. As taxas mais frequentes, em vigor em 2026:

Viaturas ligeiras de passageiros e motos

Aplica-se aos encargos de aquisição (via depreciações), combustível, manutenção, reparação, seguros, portagens, rendas de aluguer de longa duração (ALD/AOV). Taxas em função do custo de aquisição da viatura, em vigor desde 1 de janeiro de 2025. Nota: o artigo 88.º, n.º 6, do CIRC exclui destas taxas de TA os encargos com viaturas afetas ao transporte público, viaturas destinadas a ser alugadas no exercício da atividade normal do sujeito passivo (empresas de aluguer sem condutor, por exemplo), e viaturas relativamente às quais tenha sido celebrado, com o trabalhador ou membro de órgão estatutário, o acordo escrito para utilização pessoal previsto no artigo 2.º, n.º 3, alínea b), 9), do CIRS (o rendimento em espécie fica então tributado em IRS na esfera do beneficiário). Estas exclusões aplicam-se também às viaturas totalmente elétricas nos termos do n.º 20 do mesmo artigo.

Viaturas híbridas plug-in que qualifiquem (autonomia elétrica mínima de 50 km e emissões inferiores a 50 gCO₂/km, ou inferiores a 80 gCO₂/km quando homologadas ao abrigo da norma Euro 6e-bis), nos termos do artigo 88.º, n.º 18, do CIRC. As mesmas taxas aplicam-se às viaturas movidas a GNV que preencham os requisitos legais:

Viaturas totalmente elétricas (art. 88.º, n.º 20, do CIRC): estão isentas de TA nos encargos quando o custo de aquisição da viatura seja igual ou inferior a 62 500 €; acima desse limite, os encargos são tributados autonomamente a 10 %. Aqui, o custo de aquisição é apurado nos termos do artigo 2.º, n.º 4, do Decreto Regulamentar n.º 25/2009 e inclui o IVA não dedutível (ver a nota mais abaixo e a Informação Vinculativa PIV n.º 28789); não é o mesmo referencial ex-IVA usado para o limite da dedução do IVA na aquisição, previsto na alínea f) do n.º 2 do artigo 21.º do CIVA. A norma Euro 6e-bis não é relevante para as elétricas puras.

Nota sobre o regime simplificado. O artigo 88.º, n.º 16, do CIRC afasta expressamente a aplicação das taxas de TA dos n.os 7, 9, 11 e 13 (representação, ajudas de custo/deslocações, lucros distribuídos a isentos, bónus a gerentes) às empresas tributadas pelo regime simplificado do CIRC. Nesse regime, o lucro tributável é apurado por coeficientes, e a maior parte da lógica desta secção não se aplica. As restantes taxas de TA (viaturas, despesas não documentadas, pagamentos a offshore) mantêm-se aplicáveis.

Outras categorias frequentes

* A taxa aplicável depende do estatuto do sujeito passivo (n.os 1 e 2 do art. 88.º); para uma Lda comercial ordinária, aplica-se 35 %. Não se aplica quando o sujeito passivo demonstre que as operações foram efetivamente realizadas e não têm caráter anormal nem montante exagerado (exceção prevista no próprio n.º 8).

O agravamento de 10 pontos percentuais em caso de prejuízo fiscal

O artigo 88.º, n.º 14, do CIRC prevê que as taxas de TA são agravadas em 10 pontos percentuais quando o sujeito passivo apresente prejuízo fiscal no exercício. O OE 2026 (Lei n.º 73-A/2025, de 30 de dezembro) manteve para 2026 uma norma transitória que afasta esse agravamento, mas apenas quando se verifiquem certos requisitos:

• a empresa tenha obtido lucro tributável em pelo menos um dos três períodos anteriores e tenha cumprido as respetivas obrigações declarativas dos dois períodos anteriores; ou
• 2026 seja o período de início de atividade da empresa, ou um dos dois períodos seguintes.

Fora destas hipóteses, uma empresa com prejuízo fiscal em 2026 continua sujeita ao agravamento de 10 pontos percentuais nas taxas de TA. Confirmar com o contabilista se a empresa cumpre os requisitos concretos para o exercício em causa.

Viaturas: o caso mais complexo

Os encargos com viaturas ligeiras de passageiros são, para muitas Ldas, o maior bloco de TA. Vale a pena pensar em três dimensões:

• Encargo dedutível vs limite de aceitação fiscal (depreciação). A depreciação de uma viatura ligeira de passageiros é dedutível apenas até um limite de custo de aquisição fixado na Portaria n.º 467/2010, com quatro patamares em vigor: 62 500 € para viaturas totalmente elétricas, 50 000 € para viaturas híbridas plug-in, 37 500 € para viaturas movidas a GPL ou GNV, e 25 000 € para as restantes viaturas (incluindo as movidas a gasolina, gasóleo e híbridas convencionais que não sejam plug-in). Estes limites não são atualizados automaticamente todos os anos; devem ser confirmados no exercício em causa. O excedente é acréscimo ao lucro tributável. Nota sobre o custo de aquisição para efeitos de IRC (base de cálculo da depreciação e da TA): nos termos do artigo 2.º, n.º 4, do Decreto Regulamentar n.º 25/2009, o custo de aquisição inclui o IVA suportado que não seja dedutível (situação típica das viaturas ligeiras de passageiros de combustão, dos 50 % não dedutíveis nas viaturas a GPL/GNV, e das empresas isentas de IVA) e exclui o IVA dedutível. Ou seja: nos casos em que o IVA da viatura seja parcial ou totalmente dedutível pelas alíneas f) e g) do artigo 21.º do CIVA, o custo de referência para IRC é o valor sem IVA (ou sem a parte dedutível); nos restantes casos, é o valor com IVA incluído.
• Tributação Autónoma sobre todos os encargos. A TA incide sobre a totalidade dos encargos (depreciação, combustível, manutenção, seguros, portagens, IUC), à taxa aplicável ao custo de aquisição da viatura, nos termos das tabelas anteriores.
• IVA com regras diferenciadas. O IVA na aquisição, locação e nos encargos de viaturas ligeiras de passageiros é, em regra, não dedutível pelo artigo 21.º, n.º 1, alínea a), do CIVA. As alíneas f) e g) do n.º 2 do artigo 21.º abrem, contudo, exceções específicas à aquisição e locação (não à utilização/reparação/manutenção), tomando os limites da Portaria n.º 467/2010 com exclusão do IVA: (i) o IVA é integralmente dedutível na aquisição/locação de viaturas totalmente elétricas cujo custo (ex-IVA) não exceda 62 500 €; (ii) é integralmente dedutível nas viaturas híbridas plug-in até 50 000 € (ex-IVA), sem sujeição aos requisitos de autonomia elétrica e emissões do artigo 88.º, n.º 18 (esse teste governa apenas as taxas reduzidas de TA); (iii) é dedutível em 50 % nas viaturas movidas a GPL ou GNV até 37 500 € (ex-IVA); (iv) o IVA nos combustíveis (gasóleo, GPL, gás natural e biocombustíveis) é dedutível em 50 %, sendo a gasolina totalmente excluída; (v) o IVA na eletricidade consumida por viaturas elétricas e híbridas plug-in é integralmente dedutível; (vi) o IVA em viaturas afetas a atividades específicas (escolas de condução, transporte, aluguer sem condutor) tem regime próprio. Ver a orientação da AT no Ofício-Circulado n.º 25088/2025.

Locação operacional (renting). O ofício-circulado esclarece que, na renting, se a fatura mensal discriminar separadamente a locação da viatura das restantes componentes (manutenção, seguros, gestão), o IVA da parcela de locação é dedutível dentro dos limites acima; se a fatura for apresentada por um valor único global, o IVA da renda é totalmente não dedutível.

Antes de comprar uma viatura em nome da empresa, o cálculo comparativo com compra pessoal + ajudas de custo ou quilometragem merece uma análise dedicada com o contabilista, sobretudo em viaturas acima de 37 500 euros de custo (onde a TA salta para 25-32 %).

Despesas de representação e refeições

A categoria despesas de representação cobre as receções, refeições, viagens, passeios e espetáculos oferecidos no país ou no estrangeiro a clientes, fornecedores ou outras pessoas ou entidades. São dedutíveis em IRC desde que respeitem o teste do artigo 23.º (ligação com a atividade + documentação) e são tributadas autonomamente a 10 %.

Uma distinção prática importante:

• Refeição num restaurante com um cliente/fornecedor: despesa de representação, dedutível e sujeita a TA de 10 %.
• Refeição da equipa da empresa: pode qualificar-se como custo com pessoal (regime próprio, mais favorável), dependendo do contexto e da documentação.
• Refeição pessoal do sócio-gerente sem componente profissional: não passa o teste do artigo 23.º e não é dedutível.

A documentação da despesa deve identificar minimamente o motivo (por exemplo, “reunião com Cliente X”): os inspetores procuram este sinal.

Ajudas de custo e deslocações

Ajudas de custo (pagas ao gerente ou a um colaborador em deslocação) e compensação por deslocação em viatura própria têm tratamento específico. Nos termos do artigo 88.º, n.º 9, a Tributação Autónoma de 5 % incide apenas sobre a parte que não seja faturada a clientes e que não seja tributada em IRS como rendimento na esfera do beneficiário. Duas vias, portanto, para afastar a TA: (i) discriminar expressamente o valor na fatura ao cliente como reembolso (uma menção genérica de “despesas de deslocação incluídas” não basta); ou (ii) tratar o valor como rendimento tributável em IRS na esfera do beneficiário (com retenção na fonte e sujeição a Segurança Social nos termos gerais). Se nenhuma destas hipóteses se verificar, aplica-se a TA de 5 %.

Em qualquer caso, para efeitos de dedução em IRC, é obrigatório um boletim itinerário com os elementos exigidos pela lei: identificação do trabalhador beneficiário, local, data e duração da deslocação, motivo profissional, matrícula e identificação do proprietário da viatura (nas deslocações em viatura própria), e quilómetros percorridos com o cálculo da compensação. Sem esse mapa, o gasto não é dedutível, com uma exceção estatutária: valores pagos como ajudas de custo que sejam tributados em IRS como rendimento do beneficiário mantêm-se dedutíveis para a empresa (nos termos da alínea h) do n.º 1 do artigo 23.º-A do CIRC).

Os limites diários de ajudas de custo isentos de IRS e Segurança Social são os fixados por portaria para os funcionários públicos, atualizados periodicamente. Em regra, apenas a parte que excede o limite é tributada como remuneração (Categoria A do IRS) na esfera do beneficiário e sujeita a contribuições para a Segurança Social nos termos do artigo 46.º do Código dos Regimes Contributivos. A totalidade do valor pago pode, contudo, ser tratada como remuneração quando não se verifiquem as condições substantivas que caracterizam uma verdadeira ajuda de custo (deslocação real e demonstrada, elementos do boletim itinerário, etc.); ver a orientação da AT na Informação Vinculativa PIV n.º 26307.

Salários, bónus e outras remunerações

Salários e contribuições patronais para a Segurança Social sobre esses salários são gastos totalmente dedutíveis em IRC, sem TA associada (na parte que constitui remuneração regular).

Bónus e outras remunerações variáveis pagas a gerentes/administradores têm regras específicas: nos termos do artigo 88.º, n.º 13, alínea b), do CIRC, é aplicada uma tributação autónoma de 35 % quando a remuneração variável excede cumulativamente (i) 25 % da remuneração anual do beneficiário e (ii) o valor de 27 500 euros. Existe uma exceção: a TA não se aplica quando pelo menos 50 % da remuneração variável seja diferida por um período mínimo de três anos e o pagamento fique condicionado ao desempenho positivo da sociedade ao longo desse período. Uma simples formalização em plano com métricas objetivas, sem esta arquitetura de diferimento e condicionalidade, não afasta a TA; a arquitetura do plano deve ser desenhada com apoio fiscal específico. Nota: nos termos do artigo 88.º, n.º 16, do CIRC, esta TA não se aplica a empresas tributadas pelo regime simplificado do CIRC.

IVA nas despesas

Além do tratamento em IRC, cada despesa tem também um tratamento em IVA. Regras gerais:

• IVA dedutível se a empresa é sujeito passivo com direito à dedução, se o documento cumpre os requisitos formais do CIVA, e se a natureza da despesa não está excluída pelo artigo 21.º do CIVA.
• IVA não dedutível ou parcialmente dedutível em várias categorias. As exclusões do artigo 21.º cobrem, entre outras: alojamento, refeições, bebidas, tabaco, despesas de diversão e transporte de pessoas (com exceções). No caso das viaturas de passageiros, o regime não é homogéneo: (i) para combustíveis (gasóleo, GPL, gás natural e biocombustíveis), é dedutível 50 % do IVA, ficando a gasolina totalmente excluída; (ii) para eletricidade consumida por viaturas elétricas e híbridas plug-in é integralmente dedutível; (iii) na aquisição e locação aplicam-se as três exceções do artigo 21.º, n.º 2, do CIVA: 100 % dedutível em viaturas totalmente elétricas até 62 500 € ex-IVA, 100 % dedutível em híbridas plug-in até 50 000 € ex-IVA (sem exigência do teste de autonomia/emissões do artigo 88.º, n.º 18), e 50 % dedutível em viaturas movidas a GPL ou GNV até 37 500 € ex-IVA. Ver a secção sobre viaturas para o detalhe.

Para o detalhe dos regimes mensal vs trimestral, prazos e o “regime de agosto”, veja o guia do IVA.

Rotina prática

Cinco pontos para não perder deduções por questões documentais:

1. Pedir NIF da empresa desde o primeiro cêntimo. Um talão sem NIF do adquirente compromete tipicamente a dedução do IVA, e pode ser insuficiente para efeitos de IRC quando o fornecedor esteja obrigado a emitir fatura. Detalhes em falta podem por vezes ser corrigidos (pedindo fatura ou versão retificativa). Sempre que possível, definir o NIF como padrão em apps de despesas evita retrabalho.
2. Pedir fatura quando a lei exige fatura. Nas transações em que o fornecedor está obrigado a emitir fatura (regra nas relações entre empresas), um recibo simples não cumpre o teste do artigo 23.º. Nos casos em que o fornecedor não esteja obrigado a emitir fatura, outra forma de documento probatório pode ser aceite, desde que identifique inequivocamente o gasto.
3. Anexar o motivo profissional a despesas de representação. Uma nota curta (“reunião comercial, Cliente X, projeto Y”) no comprovativo (ou no sistema de despesas) ajuda a demonstrar a ligação com a atividade em caso de inspeção.
4. Mapa de itinerário para ajudas de custo e deslocações em viatura própria. Sem mapa completo (com os elementos exigidos por lei), a compensação não é dedutível em IRC, com a exceção estatutária dos valores pagos que sejam tributados em IRS como rendimento do beneficiário, cuja dedução é preservada nos termos da alínea h) do n.º 1 do artigo 23.º-A do CIRC.
5. Rever mensalmente com o contabilista as despesas de fronteira. Refeições, viagens, viaturas, despesas de representação. Ver cada uma enquanto está fresca, não seis meses depois no fecho de contas.

Na Limitada, a extração e reconciliação de despesas puxa automaticamente os dados de faturas e recibos (data, fornecedor, NIF, categoria, valor, IVA) e reconcilia com movimentos bancários, dentro da área de Despesas/Reconciliação. Fica tudo organizado num só sítio; a partilha com o contabilista, através de acesso dedicado, faz parte do plano Pro. Conheça a integração de despesas.

Este artigo tem fins informativos. As taxas concretas, limites e requisitos aplicáveis à sua empresa devem ser confirmados com o contabilista certificado responsável pela contabilidade, tendo em conta o exercício em causa e a situação específica.