Onde guardar as faturas da empresa: email, Drive ou app dedicada

A pergunta “onde guardo as faturas?” parece uma questão de arrumação. Não é. É uma questão de conformidade com um conjunto de regras bastante específicas, quase todas no Decreto-Lei n.º 28/2019, que a maior parte das empresas nunca leu. Este artigo começa por essas regras e só depois avalia as três opções habituais.

O que a lei exige de um arquivo de faturas

Nove requisitos. Todos aplicáveis a uma sociedade por quotas com contabilidade organizada.

1. Dez anos, no mínimo. A regra geral está no artigo 19.º, n.º 1, do Decreto-Lei n.º 28/2019: a empresa é obrigada a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial. Do lado do IVA, o artigo 52.º do Código do IVA fixa o mesmo prazo, contado por anos civis subsequentes; a epígrafe e o corpo desse artigo foram alterados pelo Decreto-Lei n.º 49/2025, de 27 de março, em vigor desde 1 de julho de 2025. A contagem parte do fim do ano civil a que o documento respeita, não da data da fatura.

O prazo estende-se quando a empresa exerce um direito cujo prazo é superior a esses 10 anos; o reporte de prejuízos fiscais é o caso típico. Nessa situação, a obrigação de arquivo e conservação mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes (artigo 19.º, n.º 2). Por isso “10 anos” é o mínimo, não o número final.

(Nota sobre o IRC: a antiga regra de conservação dos registos contabilísticos, que constava do artigo 123.º, n.º 4, do CIRC, foi revogada pelo Decreto-Lei n.º 28/2019. Isso não significa que o IRC deixou de ter exigências próprias: o artigo 130.º do CIRC continua a obrigar a manter em boa ordem, durante 10 anos, um processo de documentação fiscal relativo a cada período de tributação, constituído até ao prazo de entrega da Modelo 22. E, ao contrário do arquivo de faturas, esse processo tem de estar centralizado em território português, nos termos do n.º 2 do mesmo artigo. São coisas distintas: o arquivo dos documentos fiscalmente relevantes e o dossier fiscal anual. Confirme com o contabilista o que entra em cada um.)

2. Não são só as faturas. A obrigação abrange os «documentos fiscalmente relevantes», definidos no artigo 2.º, alínea b), do Decreto-Lei n.º 28/2019 como os documentos de transporte, recibos e quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designação, que sejam suscetíveis, nomeadamente, de apresentação ao cliente e que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestações de serviços. Abrange também as faturas recebidas, não apenas as emitidas.

3. Integridade e deteção de alterações. O arquivo tem de assegurar controlos que garantam a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento, e funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados (artigos 23.º, n.º 3, e 30.º do DL 28/2019). Note-se o verbo: não basta impedir, é preciso detetar.

4. Um plano de arquivo com índice. O artigo 26.º é o mais exigente e o mais ignorado. O plano de arquivo tem de conter um ficheiro com a lista dos documentos fiscalmente relevantes registados, e as imagens têm de ser denominadas ou organizadas sequencialmente de forma a permitir encontrar um documento pela sua identificação. Essa identificação são os campos «Tipo de documento» ou «Tipo de recibo» e «Identificação única do documento» ou «Identificação única do recibo» da estrutura SAF-T PT, para documentos emitidos por meios informáticos; e a «Chave única do movimento contabilístico» (campo TransactionID), para documentos recebidos e para os emitidos por meios não informáticos. O suporte tem ainda de identificar o sujeito passivo pelo nome e NIF.

Não é obrigatório renomear os ficheiros. Esta é a leitura errada mais comum do artigo 26.º. A própria AT confirma, nas questões frequentes sobre o DL 28/2019, que pode manter a sua própria numeração ou estrutura interna de arquivo, desde que as imagens sejam sequenciais e que, na lista anual que constitui o índice, cada imagem esteja associada aos identificadores acima. Ou seja: pode renomear os ficheiros, ou pode manter os nomes e construir um índice que faça a correspondência. As duas vias cumprem.

5. Sequencial, ininterrupto, por exercício. Os documentos têm de ser guardados de forma sequencial e ininterrupta, respeitando o plano de arquivo e a individualização de cada exercício, abrangendo a integralidade dos documentos (artigo 22.º). Uma pasta com lacunas não é um arquivo.

6. Cópia de segurança noutro local. O artigo 27.º é explícito: é obrigatório possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos, e os originais e as cópias têm de ser armazenados em locais distintos, em condições que garantam a impossibilidade de perda.

7. Na União Europeia, e declarado. O artigo 20.º, n.º 1, alínea b), permite manter o arquivo em suporte eletrónico, incluindo as cópias de segurança, em qualquer Estado-Membro. Fora do território da UE exige autorização prévia da AT (artigo 20.º, n.º 2, com as condições no artigo 21.º). E o n.º 5 do artigo 20.º obriga a indicar a localização do arquivo em suporte eletrónico na declaração de início de atividade ou na declaração de alterações. Esta última obrigação é rotineiramente esquecida.

8. Legibilidade verificada ao longo do tempo. Durante o prazo de conservação, os processos de arquivamento têm de garantir que não há perda de informação nem alteração das imagens, e devem ser feitos controlos regulares, integrais ou por amostragem, à legibilidade dos dados (artigo 25.º). Se o suporte ficar obsoleto ou a legibilidade estiver em risco, o arquivo pode e deve ser migrado.

9. Pesquisável e exportável pela AT. Em inspeção, a empresa tem de facultar cópias dos suportes, reprodução legível em papel dos documentos arquivados, e permitir a realização de quaisquer tipos de análises ou pesquisas ao arquivo (artigo 33.º). O artigo 19.º, n.º 3, alínea b), acrescenta a exigência de existirem funções ou programas que permitam a exportação de cópias exatas para suportes ou equipamentos correntes no mercado. E se a exploração do sistema ou o arquivamento estiver fora do território nacional, o acesso tem de ser facultado a partir de Portugal (artigo 31.º, n.º 3).

O erro mais comum: imprimir a fatura eletrónica

Vale isolar este ponto porque é o engano mais frequente e o mais fácil de evitar.

O artigo 28.º do DL 28/2019 determina que as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos e recebidos por via eletrónica devem ser conservados, sem alterações, por ordem cronológica de emissão e receção, exclusivamente em formato eletrónico.

Ou seja: uma fatura que chegou em PDF não passa a estar arquivada por ter sido impressa e colocada num dossier. O PDF original é o arquivo, e tem de continuar a existir em formato eletrónico. Imprimir é opcional; guardar o ficheiro não é.

O caminho inverso é permitido: documentos que chegaram em papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico (artigo 23.º, n.os 1 e 2), desde que a digitalização seja feita com o rigor técnico necessário à obtenção de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis, sem perda de resolução e informação. E as reproduções integrais em papel obtidas a partir do arquivo eletrónico têm, para efeitos fiscais, o valor probatório dos documentos originais (artigo 23.º, n.º 5).

Quanto a destruir os originais em papel depois de digitalizados: só é possível depois de assegurados aqueles controlos e, tratando-se de faturas de aquisição de bens ou serviços, depois de exercido o direito à dedução (se for o caso, isto é, quando exista direito à dedução) e efetuado o registo previsto no artigo 44.º, n.º 4, do CIVA (artigo 23.º, n.º 4). Na prática, não destrua nada durante o exercício em curso.

Opção 1: deixar as faturas no email

É o ponto de partida da esmagadora maioria das empresas pequenas. As faturas dos fornecedores chegam por email, ficam lá, e procura-se quando é preciso.

Onde funciona. Como ponto de receção, o email é excelente: é para lá que os fornecedores enviam. Como memória de curto prazo também serve: encontrar a fatura da EDP do mês passado é trivial.

Uma nota antes da crítica: o que se segue aplica-se ao padrão mais comum, que é a caixa pessoal de alguém. Uma caixa partilhada ou gerida ao nível da organização resolve parte dos problemas: pertence à empresa e não à pessoa, e consoante a plataforma pode ter registos de auditoria e retenção configurável. Continua a não ter índice nem plano de arquivo, mas é uma base bastante melhor.

Onde falha. Contra os nove requisitos, uma caixa de email falha em pelo menos cinco de forma estrutural:

• Sem índice (req. 4). Não existe qualquer lista de documentos fiscalmente relevantes, nem denominação por InvoiceNo ou TransactionID. Conseguir encontrar uma fatura escrevendo o nome do fornecedor na caixa de pesquisa do email não substitui o índice que o artigo 26.º exige.
• Sem integralidade nem sequência (req. 5). As faturas estão misturadas com tudo o resto e não há garantia de que o conjunto esteja completo. Um fornecedor que mudou de endereço de envio cria uma lacuna silenciosa.
• Sem controlo de integridade (req. 3). Um email pode ser apagado por qualquer pessoa com acesso à conta, e nada regista que o foi.
• Cópia de segurança em local distinto (req. 6). Não existe, salvo se alguém a tiver montado deliberadamente.
• Localização e declaração (req. 7). Com uma conta de email pessoal gratuita não há controlo sobre a região de armazenamento, logo não há nada de defensável para declarar à AT.

Acresce um problema prático, este específico das caixas pessoais: pertencem a pessoas, não a empresas. Quando quem recebia as faturas sai, o arquivo sai com ele.

Veredicto. Bom sítio para as faturas chegarem. Mau sítio para elas ficarem.

Opção 2: pasta partilhada (Google Drive, OneDrive, Dropbox)

O passo seguinte natural: uma pasta com subpastas por ano e por mês, partilhada com o contabilista.

Onde funciona. Resolve os problemas mais grosseiros do email. Há uma estrutura, há partilha sem reencaminhamentos, há histórico de versões nos serviços principais, e o arquivo deixa de estar preso a uma pessoa. Para uma empresa com poucas dezenas de faturas por ano e um processo disciplinado, é uma solução defensável.

Onde falha. Quase sempre por configuração, não por incapacidade da ferramenta:

• O índice continua a não existir (req. 4). Uma pasta 2026/03/ com PDFs nomeados como o fornecedor os enviou não é, por si, o plano de arquivo do artigo 26.º. O que falta não é necessariamente renomear tudo: basta manter uma listagem anual que associe cada imagem ao respetivo identificador SAF-T, mantendo as imagens sequenciais. É uma folha de cálculo atualizada a cada documento, perfeitamente exequível e mais leve do que renomear ficheiros. Mas é trabalho manual, e é precisamente o trabalho que ninguém faz.
• A localização não é controlável nos planos base (req. 7). No Google Workspace, a escolha de região de dados (Estados Unidos ou União Europeia, apresentada como Europe na consola de administração) é uma funcionalidade das edições pagas: as fundamental data regions estão disponíveis a partir do Business Standard, e as enterprise data regions no Enterprise Plus. Numa conta pessoal gratuita não existe essa opção. Se a empresa não conseguir dizer onde está o arquivo, não consegue cumprir o n.º 5 do artigo 20.º.
• Cópia de segurança em local distinto (req. 6). O artigo 27.º exige cópias de segurança armazenadas em local distinto do original, em condições que garantam a impossibilidade de perda. Um serviço cloud pode satisfazer isto, e muitos replicam entre regiões, mas raramente é algo que o utilizador tenha configurado deliberadamente ou consiga documentar. A questão não é se o fornecedor é bom; é se sabe responder, perante uma inspeção, onde está a cópia.
• Deteção de alteração (req. 3). O histórico de versões ajuda, mas foi desenhado para colaboração, não para prova fiscal, e é frequentemente limitado no tempo consoante o plano.
• Disciplina. É o ponto decisivo. A pasta partilhada funciona exatamente na medida em que alguém a mantiver. Ao terceiro mês atarefado, aparecem os fatura (3).pdf na raiz.

Veredicto. Pode cumprir. Raramente cumpre, porque cumprir exige um método que ninguém mantém a longo prazo.

Opção 3: aplicação dedicada

Uma aplicação construída para receber, extrair, indexar e conservar documentos, seja um software de faturação com módulo de arquivo, seja uma plataforma de gestão como a Limitada.

Onde funciona. Os requisitos que dependem de estrutura passam a ser resolvidos por omissão em vez de por disciplina: existe um registo por documento, existem metadados associados ao ficheiro, existe um histórico de quem fez o quê, e o conjunto é pesquisável. A extração automática de dados elimina a etapa de transcrição manual, uma das fontes habituais de erro no registo de despesas, assunto tratado no guia sobre despesas dedutíveis vs não dedutíveis em IRC.

Onde falha, ou onde é preciso ter cuidado:

• A obrigação continua a ser sua. Nada disto transfere o dever legal: o sujeito passivo é a empresa, e é a empresa que responde perante a AT. O artigo 24.º permite que as operações de digitalização e arquivo eletrónico sejam asseguradas por terceiro, em nome e por conta do sujeito passivo. Permite contratar a execução, não delegar a responsabilidade.
• Uma aplicação pode, em teoria, ser o arquivo formal, desde que cumpra os requisitos. Não há regra legal que reserve o plano de arquivo do artigo 26.º ao contabilista ou ao software de faturação. Uma aplicação construída para o efeito, que produza o índice anual com os identificadores SAF-T, mantenha os controlos de integridade e deteção de alterações e assegure a exportação, pode perfeitamente constituir o arquivo formal. Na prática, hoje, esse índice costuma ser produzido do lado do software de faturação certificado (documentos emitidos) e da contabilidade (documentos recebidos e TransactionID), porque é aí que os identificadores nascem. Pergunte ao fornecedor o que a ferramenta faz em concreto, em vez de assumir qualquer dos cenários.
• Dependência do fornecedor. Há uma proteção legal, mas é mais estreita do que costuma parecer. O artigo 24.º do DL 28/2019 aplica-se a quem executa as operações de digitalização e arquivo eletrónico do artigo 23.º, em nome e por conta do sujeito passivo, não a qualquer fornecedor de software que guarde ficheiros. Nesse âmbito, cessado o contrato, a entidade contratada tem de assegurar a transferência do arquivo para a contratante ou para outra por esta indicada (n.º 4), e tem de ser aposta uma soma de verificação (checksum) que certifique o desenvolvimento exato do processo (n.º 2). Fora desse âmbito, o que o protege é o contrato, não a lei.
• Localização. Aplica-se a mesma regra: o fornecedor tem de conseguir dizer em que Estado-Membro estão os dados, para que a empresa possa declarar essa localização.

Veredicto. A melhor base de trabalho para a operação diária. Se a ferramenta chega para ser também o arquivo formal, depende do que ela faz em concreto: pergunte, e confirme com o contabilista onde fica o índice do artigo 26.º no seu caso.

Comparação lado a lado

Nota sobre a tabela. As colunas descrevem o comportamento típico de cada abordagem, não uma classificação de produtos: quase todas as células dependem do fornecedor, do plano e da configuração concreta. Use-as como perguntas a fazer, não como respostas.

Nota sobre o índice. “Parcial” na coluna da app dedicada é deliberado. Uma aplicação dedicada indexa por fornecedor, data, valor e categoria: o suficiente para localizar qualquer documento em segundos, mas não necessariamente a associação a cada documento dos identificadores que o artigo 26.º prevê: InvoiceType + InvoiceNo (ou os campos equivalentes de recibo) para os documentos emitidos por meios informáticos, e TransactionID para os documentos recebidos e para os emitidos por meios não informáticos. Confirme com o seu contabilista qual é, no seu caso concreto, o suporte que faz de plano de arquivo formal.

Como decidir

Três perguntas. As referências numéricas que se seguem são regras práticas, não limiares legais: servem para ordenar a conversa, não para a decidir.

Quantas faturas por mês? Com um volume baixo, na ordem da dezena, uma pasta partilhada bem mantida é proporcional ao problema. A partir de algumas dezenas, o trabalho manual de indexar, arquivar e conferir começa a pesar o suficiente para justificar a comparação com o custo de uma ferramenta.

Quantas pessoas tocam no arquivo? Uma pessoa disciplinada mantém uma pasta durante anos. Duas pessoas com métodos diferentes destroem-na num trimestre.

Qual é a distância entre o arquivo e a contabilidade? Se todos os meses alguém exporta, renomeia, zipa e envia, esse é o custo real da configuração atual, e é o que uma ferramenta dedicada elimina.

Se a resposta às três for “estamos bem”, está mesmo. A recomendação honesta é não mudar de ferramenta por mudar. O momento de mudar é quando o método deixa de ser seguido, não quando deixa de ser suficiente em teoria.

O que a Limitada faz (e o que não faz)

A Limitada trata a parte operacional do problema:

• As faturas chegam por email diretamente para a aplicação. O endereço de receção da empresa recebe os documentos dos fornecedores sem reencaminhamentos manuais, e a IA extrai fornecedor, data, valor e IVA de cada documento (ver Despesas com extração automática). O email deixa de ser o arquivo e passa a ser apenas o canal de entrada, que é o papel que desempenha bem.
• O original fica sempre associado ao registo. O PDF que chegou é o que fica guardado, sem alterações, ao lado dos dados extraídos, que é o pressuposto do artigo 28.º. A conformidade com esse artigo depende do arquivo no seu conjunto (ordem cronológica, controlos de integridade, recuperação em caso de incidente), não de uma ferramenta isolada.
• A reconciliação bancária liga o movimento à despesa (planos Pro e Max), de modo que a lacuna se torna visível: um débito sem documento associado aparece por conciliar em vez de passar despercebido.
• Os documentos societários vivem no mesmo sítio, com histórico de versões (ver Documentos com histórico de versões).
• As faturas emitidas saem por software certificado. A emissão passa pelo Moloni ON, certificado pela AT sob o n.º 3075, através da integração descrita no guia da integração com o Moloni.
• Os ficheiros ficam na União Europeia, concretamente na Irlanda. A Limitada corre em infraestrutura da Amazon Web Services EMEA SARL e os documentos carregados são guardados em S3 na região eu-west-1 (Irlanda), com os dados cifrados em repouso através do AWS KMS. Isto satisfaz o requisito 7 do lado da localização. Quanto à declaração do artigo 20.º, n.º 5, tenha presente que declara a localização do seu arquivo, não a de um fornecedor: se os seus documentos estiverem repartidos por mais do que um sítio (a Limitada, o software de faturação, uma pasta que ainda mantém), é isso que tem de refletir. A Irlanda é a resposta quanto aos ficheiros que a Limitada guarda. Confirme o resto com o contabilista. A lista completa de subcontratantes e respetivas localizações está na política de privacidade.
• A exportação de despesas é em bloco; a dos restantes documentos é ficheiro a ficheiro. Vale dizê-lo com precisão: as despesas, que são o objeto deste artigo, podem ser exportadas de uma vez; os documentos societários e os restantes ficheiros são descarregados individualmente. Faça a exportação antes de cancelar para manter uma cópia independente dos documentos de que necessita: a Limitada não substitui o seu arquivo fiscal, e qualquer eliminação está sujeita às obrigações legais aplicáveis e aos termos da política de privacidade.

E um ponto que convém não confundir, porque o artigo o critica no Drive e seria desonesto não o aplicar aqui: as cópias de segurança da base de dados da Limitada são snapshots rotativos de 7 dias, destinados a recuperação de desastre. Não são um arquivo de 10 anos, e não demonstram que a Limitada cumpre por si o artigo 27.º. Isto não quer dizer que um fornecedor nunca possa cumprir esse artigo: o artigo 24.º permite expressamente contratar as operações de arquivo a terceiros, e a redundância de um fornecedor pode qualificar-se desde que constitua uma verdadeira cópia de segurança em local distinto e que o arranjo seja documentável. Quer dizer apenas que, no caso da Limitada, hoje, não é isso que estes snapshots são.

E o que não faz: a Limitada não é um programa de faturação certificado (a certificação está do lado do Moloni ON) e não produz hoje o índice anual com identificadores SAF-T que o artigo 26.º descreve. Isso não é uma limitação legal das aplicações em geral, é o âmbito atual desta: o plano de arquivo formal continua a ser construído com o contabilista. O que a Limitada faz é reduzir a probabilidade de faltar um documento e manter legíveis e identificados os que entraram.

Para conferir o arquivo com os pagamentos, veja como conciliar um extrato bancário com faturas e despesas. O exemplo distingue documentos em falta de faturas ainda por pagar e inclui uma lista para entregar ao contabilista.

Como arrumar o que já está espalhado

Se o arquivo atual está dividido entre email, uma pasta e a memória de alguém, a ordem de trabalhos que menos dói é esta:

1. Feche o exercício corrente primeiro. Não comece pelo histórico. Comece por garantir que, a partir de hoje, todas as faturas entram por um só caminho.
2. Redirecione os fornecedores uma vez. Um email a cada fornecedor recorrente a indicar o novo endereço de receção resolve, de uma assentada, a maior parte do fluxo que se repete todos os meses.
3. Traga o histórico por exercício, do mais recente para trás. É a ordem que menos interrompe a operação, e mantém o mais recente, que é o que costuma ser preciso consultar, a chegar primeiro. Os anos mais antigos podem ser migrados sem pressa, desde que continuem acessíveis onde estão.
4. Confirme com o contabilista o que já está no arquivo formal. Muito do histórico já foi entregue e indexado. Isto não é um argumento contra ter uma segunda cópia (o artigo 27.º até a exige, em local distinto), mas serve para saber o que já está coberto e onde, em vez de refazer trabalho às cegas.
5. Verifique o que está declarado à AT. Se a localização do arquivo eletrónico nunca foi indicada na declaração de início de atividade ou numa declaração de alterações, este é o momento de o corrigir (ver a checklist de conformidade de uma Lda).

Este artigo tem fins informativos e não substitui aconselhamento fiscal. Os prazos e as regras de arquivo podem ser alterados; confirme os detalhes aplicáveis ao seu caso com um contabilista certificado.