Integração com o Moloni: centralizar faturas e despesas na Limitada

Este guia é a visão geral. A página de configuração passo a passo vive em /docs/moloni/ e é a fonte autoritativa para o fluxo de ligação, ecrãs e opções de importação.

O que a integração faz hoje

Quando liga a sua conta Moloni ON à Limitada, três coisas passam a acontecer:

• A emissão de faturas vive dentro da Limitada. Emitir uma nova fatura (documento do tipo FT, fatura) passa a ser feito no ecrã de Faturação da Limitada, com os dados da sua conta Moloni ON (séries de documentos, clientes) já disponíveis. Outros tipos de documento (fatura-recibo, nota de crédito) não são atualmente suportados na Limitada e têm de ser emitidos diretamente no Moloni ON.
• A parte fiscal continua a ser tratada pelo Moloni ON. A comunicação com a AT, o registo das séries de documentos, a geração do ATCUD e o cumprimento dos requisitos técnicos de certificação são responsabilidade do Moloni ON, cujo software está certificado pela AT sob o n.º 3075. As faturas emitidas cumprem, assim, a exigência legal de emissão através de software certificado pela AT.
• O histórico é importado. No momento da ligação, a Limitada importa as séries de documentos, os clientes e as faturas da sua conta Moloni ON, para que a informação apareça imediatamente disponível no ecrã de Faturação sem reintrodução manual. Os produtos e artigos não fazem parte desta importação inicial (têm uma sincronização própria).

Do lado das permissões, a ligação é feita por autorização OAuth: não é necessário partilhar palavras-passe da conta Moloni ON.

O que muda no dia a dia

O motivo para centralizar a faturação num único painel não é a emissão de uma fatura isolada (que qualquer software certificado faz), mas o encaixe com o resto da operação da empresa já na Limitada. Três efeitos concretos:

1. Uma janela em vez de duas para os fluxos principais. A fatura emitida a um cliente (FT) e a despesa reencaminhada por email para a Limitada vivem no mesmo painel. O contabilista convidado como utilizador (a partir do plano Starter) vê ambas as pontas sem precisar de logins separados.

2. Cartão da Empresa partilhável. Os dados oficiais da empresa (NIF, morada, código da Certidão Permanente, RCBE) ficam no Cartão da Empresa da Limitada e são partilháveis em texto, imagem ou PDF quando um cliente novo pede a documentação antes de receber a primeira fatura.

3. Prazos vigiados no mesmo sítio. O IVA mensal ou trimestral, o Modelo 22 anual, a IES e o RCBE são acompanhados dentro da Limitada.

Nada disto muda a substância da faturação: as faturas são emitidas através do software certificado Moloni ON, com o n.º do certificado a constar no documento.

Como decidir se vale a pena ativar

Quatro perguntas rápidas:

1. Já usa Moloni ou Moloni ON para faturar? Se sim, a integração encaixa sem custo adicional e importa o histórico automaticamente. Se ainda não usa, o Moloni ON tem um Starter Pack a partir de 3,50 €/mês (com desconto anual) e um período de 30 dias grátis para experimentar; a decisão de subscrever é sua.

2. Emite regularmente faturas simples (FT)? A integração cobre hoje a emissão de faturas do tipo FT. Se emite maioritariamente FT, o encaixe é imediato. Se depende muito de fatura-recibo, notas de crédito ou cenários específicos (moedas estrangeiras, autofaturação, faturação em lote), esses casos continuam a ser tratados diretamente no Moloni ON.

3. O contabilista pede regularmente os documentos da empresa? Se sim, ter o contabilista convidado como utilizador da Limitada (a partir do plano Starter) evita a rotina de “envie-me as faturas do mês por email”: o contabilista vê a área de faturação diretamente, com o histórico importado do Moloni ON.

4. Quer também reconciliação bancária? A reconciliação bancária da Limitada (que cruza movimentos do extrato com despesas documentadas) está disponível nos planos Pro e Max, não no Starter nem no Free. Note que a reconciliação atual atua sobre o lado das despesas, não sobre os recebimentos de faturas emitidas.

Se respondeu “sim” a três ou mais destas perguntas, a integração ganha o seu lugar. Se respondeu “não” à maior parte, pode adiar sem prejuízo: a Limitada continua útil para os documentos societários, as despesas com extração por IA, os prazos vigiados e o Cartão da Empresa, mesmo sem faturação integrada.

O que precisa antes de ligar

• Uma conta Moloni ON ativa (existente ou nova; ver a página oficial do Moloni ON para os planos e opções).
• Uma conta Limitada (a criação é gratuita, sem cartão de crédito, no plano Free: 1 utilizador, 1 empresa, 1 fatura por mês, 10 extrações com IA por mês).
• Autorização OAuth ao Moloni ON no momento da ligação (sem palavras-passe a partilhar).

Se pretende convidar o contabilista, precisa do plano Starter ou superior (a partir de 5 €/mês), que permite utilizadores ilimitados com o papel pré-definido de contabilista. Se quer também reconciliação bancária, precisa do plano Pro (a partir de 10 €/mês) ou Max. A checklist de conformidade tem o enquadramento completo dos papéis e permissões.

Como ligar

O fluxo de configuração é curto (a página de docs cobre o passo a passo detalhado, com ecrãs):

1. Na Limitada, aceda à página de configuração da Faturação e carregue no botão de ligação ao Moloni.
2. Autorize a Limitada no Moloni ON (OAuth, sem palavras-passe).
3. Escolha a empresa Moloni ON que quer usar (se tiver mais do que uma associada à conta).
4. Aguarde a importação inicial: séries de documentos, clientes e faturas entram automaticamente. Pode continuar a usar a Limitada enquanto a importação corre.

A partir daí, o Moloni ON é consultado por sincronização periódica (a cada 30 minutos) para trazer novidades do lado do Moloni (por exemplo, faturas emitidas fora da Limitada). Para os ecrãs e opções detalhadas, veja o guia da integração Moloni em /docs/moloni/.

Depois de ligar: o que aparece na Limitada

• Ecrã de Faturação com séries de documentos, clientes e faturas importados, e a possibilidade de criar novas faturas (FT).
• Despesas (recibos e faturas de fornecedores) do lado das saídas, extraídas com IA a partir de PDFs, fotografias ou reencaminhamento por email, como descrito em Despesas com extração automática.
• Cartão da Empresa com os dados oficiais partilháveis, disponível quando um cliente pede a documentação da empresa antes da primeira fatura.
• Nos planos Pro ou Max, o ecrã de Reconciliação bancária cruza movimentos do extrato com as despesas documentadas na Limitada.

Para o contabilista

Nos planos Starter ou superior, o contabilista é convidado com um papel pré-definido: acesso de leitura aos dados da empresa (documentos, códigos oficiais, faturas) e escrita nas áreas contabilísticas (despesas, faturação e, nos planos Pro ou Max, reconciliação bancária). As ações de gestão societária ficam restritas ao gestor. O contabilista deixa de precisar de pedir “as faturas do mês” por email: vê-as no ecrã de Faturação, com o Moloni ON por trás.

Ver a comparação Limitada vs folha de cálculo para o enquadramento das permissões e do papel do contabilista.

Este artigo tem fins informativos. As modalidades comerciais e as funcionalidades exatas podem evoluir; confirme os detalhes atuais na página oficial do Moloni ON e nos preços da Limitada.