Checklist de conformidade de uma Lda: tudo o que tem de ter em ordem

Este guia serve pequenas Ldas em contabilidade organizada, incluindo Unipessoais por Quotas. Não substitui a análise específica de um contabilista certificado ou de um advogado; existe para dar a visão de conjunto que raramente cabe numa única conversa.

1. Área societária

O núcleo daquilo que define a empresa: pacto social, órgãos, sócios, gerência, registos.

• Pacto social atualizado e versionado (versionamento é boa prática; ter a versão em vigor é obrigatório). É o contrato fundador. Cada alteração tem de ser deliberada pelos sócios (com a maioria que o pacto e o CSC exijam), reduzida a escrito e registada na Conservatória do Registo Comercial. A versão consolidada em vigor pode ser obtida através da modalidade específica da Certidão Permanente que cobre o pacto social/estatutos atualizados (ver modalidades e custos oficiais); a modalidade simples de “certidão de registo” não a inclui. Ver o guia do pacto social para a estrutura e as alterações.
• Livro de atas em dia. As deliberações dos sócios têm de constar em ata (ou documento equivalente, como deliberação unânime por escrito nos termos do art. 54.º do CSC). Uma ata a faltar num momento sensível (transmissão de quotas, entrada de investidor, alteração de pacto) pode gerar bloqueios. A aprovação anual das contas é o mínimo em cada exercício; o artigo 263.º, n.º 2, do CSC dispensa a deliberação autónoma quando todos os sócios sejam também gerentes e todos assinem, sem reservas, o relatório de gestão, as contas e a proposta de aplicação de resultados (sem prejuízo das exceções ligadas à revisão legal de contas).
• Certidão Permanente disponível quando necessária. É um produto do IRN que serve como prova pública dos dados oficiais da empresa (nome, NIF, sede, capital, gerência) e, na modalidade adequada, do pacto social consolidado em vigor. Existem modalidades distintas (certidão de registo, certidão com documentos, certidão do pacto social/estatutos atualizados) e períodos de subscrição de 1 a 4 anos (ver a orientação oficial). (Boa prática operacional, não obrigação legal contínua): manter uma Certidão Permanente ativa poupa fricção quando um banco, um cliente ou o contabilista pedem os dados oficiais da empresa. Ver o guia da Certidão Permanente para modalidades e custos.
• RCBE confirmado ou atualizado. O Registo Central do Beneficiário Efetivo tem de estar declarado e mantido atualizado. Nos termos da regra oficial da Justiça: (i) alterações ao beneficiário efetivo têm de ser declaradas no prazo de 30 dias; (ii) a confirmação anual é devida até 31 de dezembro, exceto se a entidade já tiver atualizado o RCBE no próprio ano civil (o que dispensa a confirmação autónoma), e pode também ser tratada juntamente com a IES quando não há alterações a comunicar. Ver o guia do RCBE para o procedimento e o guia sobre prazos e coimas do RCBE para o regime sancionatório.
• Gerência formalmente designada. Os gerentes têm de estar identificados na Certidão Permanente e a designação plasmada em ata (ou no próprio pacto). A forma de vinculação (assinatura isolada, conjunta, com limites) tem de ser clara. Ver o guia sobre capital social, sócios e gerência para o detalhe.

Sinal prático de que a área está em ordem: consegue responder em segundos, com documento na mão, às perguntas “qual é a versão atual do pacto?”, “quem são os gerentes e como assinam?”, “quando foi a última ata?”, “o RCBE está em dia?“.

2. Área fiscal

O que a Autoridade Tributária espera de uma Lda em contabilidade organizada, do lado do IRC, do IVA e da Tributação Autónoma.

• Contabilista Certificado (CC) designado. Uma Lda em contabilidade organizada tem de ter um contabilista certificado responsável pela contabilidade, nos termos dos artigos 9.º e 10.º do EOCC e do artigo 123.º do CIRC. O CC assina as declarações fiscais em que a lei exige a sua intervenção (Modelo 22, IES, entre outras) e responde tecnicamente pela contabilidade. Não é opcional.
• Modelo 22 do IRC entregue anualmente. O prazo estatutário é o fim de maio; a Modelo 22 relativa ao exercício de 2025 (a entregar em 2026) beneficiou de prorrogação até 30 de junho de 2026 publicada pela AT (ver o calendário fiscal declarativo 2026 da AT); prorrogações em anos futuros dependem de despacho próprio da AT. O atraso na entrega gera coima própria pela infração declarativa (e pode originar juros compensatórios sobre o imposto se a liquidação vier a ser atrasada, nos termos do artigo 35.º da LGT); o atraso no pagamento do imposto liquidado gera juros de mora (artigo 44.º da LGT) e coima autónoma pela falta de pagamento. Ver o guia sobre Modelo 22 e IES para o detalhe.
• Pagamentos por conta (PPC) de IRC. Em regra, três em julho, setembro e dezembro, calculados sobre o IRC do ano anterior. Nos termos do artigo 107.º do CIRC, o terceiro PPC pode ser deixado de fazer ou reduzido quando o próprio sujeito passivo verifique que o pagamento já efetuado é igual ou superior ao imposto que será devido; se a verificação se revelar errada, há consequências (juros compensatórios sobre a diferença, e coima se a diferença exceder determinado limiar). A decisão é da empresa, com apoio técnico do CC.
• IES entregue anualmente. Prazo padrão até 15 de julho. Reúne declarações fiscais, contabilísticas, estatísticas e do Registo Comercial numa única entrega.
• Regime de IVA correto e declarações entregues. Nos termos do artigo 41.º do CIVA: regime mensal obrigatório para volume de negócios igual ou superior a 650 000 € no ano civil anterior; regime trimestral por defeito para volume de negócios inferior a esse limiar, com opção pelo regime mensal aberta ao sujeito passivo. Cada regime tem os seus prazos. Ver o guia sobre IVA mensal e trimestral para o detalhe.
• Tributação Autónoma acautelada. Viaturas, despesas de representação, ajudas de custo, certos bónus, pagamentos a offshore: o artigo 88.º do CIRC prevê tributações autónomas específicas, pagas com a Modelo 22. Ver o guia sobre despesas dedutíveis e Tributação Autónoma para o mapa completo, com as taxas em vigor em 2026.
• Faturação certificada. As faturas emitidas pela empresa (a documentar operações realizadas a favor de clientes) têm de ser produzidas por software de faturação certificado pela AT, nos termos do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 para sujeitos passivos em contabilidade organizada. O Moloni é um dos programas certificados; a Limitada apresenta a faturação Moloni dentro da mesma interface, e tem um sistema próprio em desenvolvimento com a respetiva certificação em curso.

Sinal prático: o contabilista fecha o mês sem documentos em falta acumulados, e o calendário fiscal é cumprido sem sobressaltos.

3. Área laboral e Segurança Social

Uma Lda tem obrigações do lado da Segurança Social e da AT sempre que pague remunerações, quer a colaboradores, quer ao sócio-gerente. Uma Lda sem qualquer remuneração paga tem, na maior parte dos casos, obrigações reduzidas nesta área, mas continuam a existir situações específicas a verificar.

• Regime de Segurança Social do sócio-gerente. Um sócio-gerente que exerça atividade remunerada na empresa fica, em regra, enquadrado no regime dos Membros dos Órgãos Estatutários (MOE) da Segurança Social, com base de incidência contributiva mínima (indexada ao IAS). A classificação decorre da lei (natureza da atividade e da remuneração), não de escolha livre. Um sócio-gerente não remunerado pode ficar fora do regime MOE em hipóteses específicas, por exemplo quando acumule com trabalho por conta de outrem noutra entidade cuja remuneração seja de valor superior a 1 IAS (nos termos do artigo 64.º, n.º 1, alínea a), do Código dos Regimes Contributivos), ou pelo regime próprio dos pensionistas (regra separada). A verificação depende dos elementos concretos e deve ser feita com o contabilista (ver o guia oficial MOE da Segurança Social). Ver também o guia sobre capital social, sócios e gerência para o detalhe.
• DMR-AT (Declaração Mensal de Remunerações à AT). Nos termos do artigo 119.º do CIRS e das instruções oficiais da DMR-AT, a DMR-AT reporta rendimentos da Categoria A (trabalho dependente) pagos ou colocados à disposição de titulares residentes em território português, mesmo quando isentos, não tributados ou não sujeitos a retenção. O prazo é mensal, até ao dia 10 do mês seguinte. Rendimentos do trabalho pagos a não residentes não entram na DMR-AT: são declarados na Modelo 30, até ao fim do segundo mês seguinte ao do pagamento ou colocação à disposição, mesmo quando não haja retenção na fonte. Outros rendimentos com retenção (por exemplo, honorários, rendas) têm reporte próprio, tipicamente anual, e não integram a DMR-AT. A DMR-AT reporta os rendimentos pagos e as retenções efetuadas; não é, ela própria, o pagamento das retenções. O pagamento das retenções na fonte de IRS ao cofre do Estado tem prazo próprio (regra geral, dia 20 do mês seguinte ao da retenção).
• Declaração de remunerações à Segurança Social. Quando há remunerações, é entregue uma declaração mensal à Segurança Social, com prazos e conteúdo próprios (distinta da DMR-AT). O pagamento das contribuições segue prazo próprio.
• Colaboradores registados quando existam. Comunicação prévia de admissão à Segurança Social, seguro de acidentes de trabalho, exame médico admissional quando exigível, horários e mapas de férias, comunicação da admissão à ACT quando aplicável. Sobre a forma escrita: o artigo 110.º do Código do Trabalho só exige contrato escrito em certos tipos (trabalho a termo, a tempo parcial, teletrabalho, contratos com trabalhadores estrangeiros, entre outros); os restantes contratos de trabalho podem, em princípio, ser celebrados sem forma escrita, embora seja boa prática reduzir a escrito para efeitos de prova.
• Livro de Reclamações nos dois formatos quando aplicável ao setor (comércio, serviços ao público). Os fornecedores de bens e prestadores de serviços abrangidos têm de disponibilizar o livro físico em cada estabelecimento com atendimento ao público e, além dele, o formato eletrónico; o formato eletrónico isolado só basta a operadores sem estabelecimento físico de atendimento.

Sinal prático: a folha salarial mensal fecha sem imprevistos, e a DMR-AT e a declaração à Segurança Social saem nos respetivos prazos.

4. Área RGPD e proteção de dados

Aplicável mesmo à Lda mais pequena, desde que trate dados pessoais (dos sócios, colaboradores, clientes, fornecedores, visitantes do site). A regra é o Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD) e a Lei n.º 58/2019 que o executa em Portugal. Uma nota prévia importante: o RGPD distingue responsável pelo tratamento de subcontratante, e essa qualificação depende da função real que cada entidade exerce, não do simples facto de partilhar dados (ver as orientações do EDPB sobre responsável/subcontratante).

• Base de licitude clara para cada tratamento. Consentimento, execução de contrato, obrigação legal, interesse legítimo: cada tratamento de dados pessoais tem de assentar numa das bases do artigo 6.º do RGPD.
• Informação prévia aos titulares dos dados no momento adequado. Os artigos 13.º e 14.º do RGPD exigem que o responsável forneça a informação aos titulares no momento em que os dados são recolhidos (ou logo que possível, nos casos de recolha indireta). Uma política de privacidade publicada no site é a forma mais comum de cumprir a obrigação para tratamentos ligados ao site, mas o cumprimento pode assumir formas diferentes (aviso em formulário, comunicação por email, cláusula em contrato de trabalho) consoante a fonte da recolha. (Boa prática, mas com nuance): manter uma política de privacidade pública atualizada continua a ser a via mais eficiente para tratamentos originados no site.
• Registo das Atividades de Tratamento (ROPA). O artigo 30.º do RGPD prevê no n.º 5 uma isenção para responsáveis com menos de 250 trabalhadores, mas com exceções que na prática são amplas (quando o tratamento seja suscetível de implicar risco para os direitos e liberdades, quando não seja ocasional, ou quando abranja categorias especiais de dados ou dados relativos a condenações penais). Uma Lda com colaboradores e tratamentos regulares (recursos humanos, clientes, fornecedores) fica, tipicamente, obrigada. O ROPA documenta finalidades, categorias de dados, destinatários, prazos de conservação; não precisa de ser publicado, mas tem de estar pronto para exibição à CNPD.
• Encarregado de Proteção de Dados (EPD/DPO) quando exigível. Não é obrigatório para todas as empresas. Nos termos do artigo 37.º/1 do RGPD, a designação é exigida quando a atividade principal do responsável ou do subcontratante consista, em alternativa, em: (i) operações de tratamento que exijam controlo regular e sistemático de titulares, em larga escala; ou (ii) tratamento em larga escala de categorias especiais de dados (art. 9.º) ou de dados relativos a condenações penais (art. 10.º). São duas hipóteses independentes: a segunda não exige monitorização regular e sistemática. A mera existência de sistemas de monitorização (câmaras num escritório, por exemplo) não basta, por si, para ativar a primeira hipótese. Confirmar caso a caso.
• Contratos com subcontratantes de tratamento em vigor. Quando terceiros tratam dados pessoais em nome da empresa e sob as suas instruções (definição do artigo 4.º/8 do RGPD), há relação de subcontratação e o artigo 28.º exige contrato escrito com o conteúdo mínimo aí previsto. Nem todo o fornecedor de email, alojamento, faturação ou CRM é automaticamente subcontratante: a qualificação depende do papel factual (por exemplo, um provedor de email pode ser subcontratante para caixas de correio corporativas mas responsável autónomo para funções próprias como filtragem de spam). Rever contrato a contrato.
• Documentação de violações e critério de notificação. Todas as violações de dados pessoais têm de ser documentadas internamente, independentemente da gravidade (art. 33.º/5). A notificação à CNPD é obrigatória quando a violação for suscetível de implicar risco para os direitos e liberdades dos titulares; deve ser feita sem demora injustificada e, sempre que possível, no prazo de 72 horas após conhecimento da violação (art. 33.º/1). Uma notificação posterior tem de ser acompanhada de justificação para o atraso. A notificação aos titulares só é exigida quando a violação for suscetível de implicar risco elevado (art. 34.º). Ter um procedimento escrito ajuda a decidir e a agir a tempo.
• Retenção limitada ao necessário. Dados de colaboradores extintos, clientes inativos, currículos rejeitados: cada categoria tem um prazo de conservação razoável, para lá do qual devem ser eliminados ou anonimizados.

Sinal prático: existe informação clara aos titulares no momento certo, os contratos com fornecedores que efetivamente atuam como subcontratantes incluem cláusula do artigo 28.º, e o ROPA existe em ficheiro sempre que a empresa não esteja isenta.

5. Área contratos e arquivo documental

O que a empresa assina e o que guarda.

• Contratos essenciais formalizados por escrito. Contratos de trabalho, prestação de serviços, arrendamento, fornecimento, NDA: cada tipo tem regras próprias de forma. Um contrato apenas verbal é possível em algumas categorias mas dificulta a prova.
• Assinaturas obtidas e organizadas. Documentos societários (deliberações, atas de gerência, contratos entre sócios e a sociedade) obrigam por vezes à assinatura de todos os gerentes ou de todos os sócios. Recolher assinaturas por email e anexar PDFs à pasta é frágil; um fluxo dedicado dentro de uma ferramenta que guarda a versão assinada como uma nova versão do documento poupa horas em auditorias. Ver a funcionalidade de recolha de assinaturas da Limitada.
• Prazos legais de conservação respeitados. Escrituração e registos contabilísticos, documentos de suporte à contabilidade, faturas: 10 anos é a regra geral, resultante do artigo 40.º do Código Comercial (com a redação dada pelo artigo 8.º do Decreto-Lei n.º 76-A/2006), do artigo 52.º do CIVA e das obrigações espelhadas no CIRC e no DL 28/2019. Contratos com efeitos plurianuais devem ser conservados enquanto durarem os seus efeitos e pelo prazo prescricional aplicável. Para os requisitos concretos do arquivo de faturas (integridade, índice, cópia de segurança, localização na UE) e a comparação entre email, pasta partilhada e aplicação dedicada, veja o guia sobre onde guardar as faturas da empresa.
• Versionamento dos documentos societários (boa prática). Pacto social, atas, RCBE: cada alteração tem uma versão. Guardar apenas a versão atual não é ilegal, mas é insuficiente para reconstruir a história societária em caso de litígio ou due diligence.
• Arquivo físico e digital coordenado (boa prática). Certas peças (contratos com selos, procurações, atos notariais) existem em papel; outras nasceram digitais. O arquivo integrado (com uma referência cruzada entre os dois) evita procurar peças em três sítios diferentes.

Sinal prático (boa prática): consegue produzir a versão atual do contrato X, com todas as suas alterações e assinaturas, em menos de cinco minutos.

6. Área bancária

O ponto de contacto mais frequente entre a empresa e o “resto do mundo” institucional.

• Conta bancária em nome da empresa, separada da esfera pessoal. Além do princípio da autonomia patrimonial da Lda, o artigo 63.º-C da LGT exige expressamente aos sujeitos passivos de IRC a manutenção de pelo menos uma conta bancária utilizada exclusivamente para movimentar recebimentos e pagamentos respeitantes à atividade empresarial (incluindo suprimentos e outras entradas ou saídas de sócios). Misturar movimentos pessoais e da empresa nesta conta gera problemas contabilísticos, fiscais e, no limite, de responsabilidade do sócio-gerente.
• Beneficiário efetivo comunicado ao banco. Nos termos da Lei do Branqueamento (Lei n.º 83/2017), o banco tem de identificar o beneficiário efetivo da empresa cliente. Alterações têm de ser comunicadas quando ocorram.
• Documentação da empresa disponível para o banco quando pedida. Certidão Permanente, código RCBE, pacto social, ata de designação de gerência, documentação de identificação dos gerentes: o banco pode pedir estes elementos em atualizações periódicas do KYC.
• Movimentação bancária conciliada com a contabilidade (boa prática). Cada movimento bancário deve ter contrapartida documental (fatura, recibo, documento de justificação). A conciliação mensal reduz o risco de “movimentos por documentar” descobertos no fecho de contas.
• Cartões e acessos com controlo mínimo (boa prática). Cartões de débito ou crédito emitidos em nome da empresa, uso restrito a despesas empresariais, extratos revistos. Uso pessoal em cartão da empresa (ou vice-versa) é sinal de fronteira mal definida entre esferas.

Sinal prático: as fronteiras entre “dinheiro da empresa” e “dinheiro pessoal” estão claras; o banco tem tudo o que precisa para não bloquear pedidos por KYC em atraso.

7. Área contabilidade e software

Os requisitos legais, contabilísticos e fiscais aplicáveis à contabilidade organizada (SNC, EOCC, Código Comercial, obrigações fixadas pela AT).

• Contabilidade organizada e Contabilista Certificado responsável. Já referido na área fiscal. A obrigatoriedade e as responsabilidades do CC estão nos artigos 9.º e 10.º do Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados (EOCC) e no artigo 123.º do CIRC.
• Software de faturação certificado pela AT. Faturas emitidas pela empresa produzidas por sistema certificado nos termos do artigo 4.º do DL 28/2019; o número do certificado consta da fatura.
• Comunicação mensal dos dados das faturas à AT. Os dados das faturas emitidas em cada mês têm de ser comunicados à AT em regra até ao dia 5 do mês seguinte. A transmissão pode ser feita por vários mecanismos aceites pela AT (SAF-T (PT) da faturação, webservice, entrada manual em portal, entre outros); o SAF-T da faturação é apenas um deles. Ver a orientação da AT na FAQ oficial sobre comunicação de faturas.
• SAF-T (PT) contabilístico: apenas a partir dos exercícios de 2027. O envio do SAF-T contabilístico com a IES não é ainda uma obrigação para o exercício de 2026; o novo regime aplica-se aos períodos que se iniciem em ou após 1 de janeiro de 2027 (para submissão em 2028). Ver a orientação do OCC para a IES 2026.
• Registos contabilísticos organizados nos termos do SNC. O Decreto-Lei n.º 76-A/2006 eliminou a obrigatoriedade dos antigos livros de diário, razão, inventário, balanços e copiadores. O que a contabilidade organizada exige hoje é o registo sistemático das operações no sistema contabilístico (SNC), com capacidade de produzir os balancetes, mapas e demonstrações financeiras exigíveis. Ver o Decreto-Lei n.º 76-A/2006.
• Arquivo dos documentos de suporte. Faturas de compras e vendas, recibos, contratos: conservados pelo prazo legal de 10 anos (artigo 40.º do Código Comercial com a redação dada pelo artigo 8.º do DL 76-A/2006, artigo 52.º do CIVA e obrigações espelhadas no CIRC), com pesquisa rápida em auditoria. A conservação em suporte digital dos originais em papel é admitida, desde que respeite os requisitos de digitalização, autenticidade, integridade e legibilidade previstos no Decreto-Lei n.º 28/2019; nesse caso, os originais em papel podem ser eliminados (com exceções pontuais indicadas no diploma).
• Fecho mensal disciplinado (boa prática, não obrigação legal). Fechar o mês contabilístico até meados do mês seguinte, com todos os documentos categorizados, IVA separado por taxa e reconciliação bancária feita, é o hábito que evita descobrir problemas seis meses depois. Ferramentas como a funcionalidade de despesas da Limitada extraem os dados de recibos e faturas e reconciliam com o extrato bancário, reduzindo o tempo desse fecho mensal.

Sinal prático: o mês fecha até meados do mês seguinte, sem “documentos em falta” pendentes há mais de 30 dias.

Como usar esta checklist

Três formas práticas:

1. Uma vez por ano, na semana antes da aprovação de contas. Percorrer as sete áreas serve como preparação para a assembleia anual e como sanity check antes da IES.
2. Quando entra um novo sócio, contabilista ou investidor. Fazer a lista serve para responder a due diligence sem sobressaltos.
3. Como onboarding, ao criar uma nova Lda. Nos primeiros três meses, ir marcando cada item como “em ordem” cria uma linha de base sólida.

Para a componente calendário (o que fazer em cada mês do ano), o guia sobre o calendário de obrigações fiscais e legais de uma Lda em 2026 é o complemento natural desta checklist. Este guia responde à pergunta “o que tem de estar em ordem em permanência”; o outro responde à pergunta “o que tem de ser feito este mês”.

Este artigo tem fins informativos. As obrigações concretas aplicáveis à sua empresa dependem do sector, dimensão, e situações específicas; devem ser confirmadas com o contabilista certificado e, quando envolvam matérias jurídicas particulares, com um advogado.